Как да напишем административно писмо. В света на бизнеса писменото писмо не е просто начин за общуване с други агенции, фирми или потенциални клиенти; това е начин да представите вашата компания и да оставите другите да знаят качеството на вашата услуга или продукт. Поставянето на най-добрия крак на компанията ви е задължително, когато пишете административно писмо.
Форматирайте писмото професионално. Включете адреса на фирмата, ако писмото е част от официално писмено изявление. В горната част на писмото, под датата, включете адреса и заглавието, ако е необходимо.
След това въведете адреса на получателя. Персонализирайте това, ако е възможно. Например, ако пишете на определен отдел в дадена компания, поставете името на лицето, което искате да получите. Алтернативно, посочете самия отдел, ако нямате име.
Стига до точката. В писмен вид на бизнеса, шансовете са, че читателят ще има по-добри неща, отколкото да премине през параграфите на некритичен текст. Обяснете целта на вашето писмо и изложи фактите. Избягвайте цветното писане, което отнема от целта на писмото.
Пишете в професионален бизнес стил, но не използвайте трудни думи, които читателят ще трябва да си купи речник само за да дешифрира. Дръжте текста си прост и описателен. Искате да постигнете своята гледна точка, а не да впечатлявате читателя с уменията си за лексика.
Бъдете учтив в административното си писмо. Писането, че се гневи или е конфронтационно, обикновено е противоположно за постигане на вашите цели. В допълнение, писмо, което е аргументирано, може да се обърне и да бъде използвано срещу вас по-късно.
Прегледайте писмото си преди да го изпратите, за да се уверите, че не съдържа правописни или граматични грешки.
