Представянето ви лице в лице е лесно, тъй като съществува утвърдена конвенция, която трябва да се следва. Винаги ще се ръкувате с новия си познат и ще й кажете името си. Постигането на поща чрез електронна поща е по-трудно. Какъв е подходящият поздрав? Колко формално трябва да бъдете? Както при всяка бизнес комуникация, има някои правила, които трябва да следвате, за да запазите вашето съобщение професионално.
Изработване на убедителна линия
Тъй като съобщението ви може да се конкурира с 500 други в пощенската кутия на получателя, ще трябва да създадете тема, която ще насърчи получателя да отвори имейла ви. Споменете, че някой ви е споменал - „Дженифър Уилямс предложи да се свържа с вас“ - тъй като познаването може да насърчи перспективата ви да кликне. Или можете да споменете целта на имейла си. „Запитване за вашите кетъринг услуги“ трябва да примами получателя да кликне. Дръжте темата под 30 знака, така че да е четлива на смартфон.
Използвайте официално поздравление
Имейлът се счита за по-малко формален метод за комуникация от бизнес писма и може да се изкушите да се обърнете неофициално към получателя, например „Здравей, Дейвид“. Това е добре, ако познаваш лицето или работи в неформална индустрия, но не е подходящо, ако изпращате на някого имейл в консервативна индустрия като финансите или правителството. Ако се съмнявате, „Уважаеми г-н Matterson, или просто„ Matterson ”ще работи добре.
Представи се
Посочете вашето име, длъжност и други подробности, които ще бъдат от значение за получателя. Това е вашата възможност да направите човешка връзка с получателя, например, като споменете общо училище, работно място или индустрия. Например, може да напишете: „Моето име е Соня Джиндал. Аз съм съученик на UCLA, работещ по графичен дизайн. “Споменаването на взаимно запознанство е плюс, тъй като получателят може да бъде по-възприемчив, ако бъдете препратен от някого, когото познава и вярва.
Обяснете какво искате
Обяснете защо пишете. Пазете съобщението си ясни и кратки, за да избегнете недоразумения. "Работя за ABC Company и бих искал да ви кажа за едно събитие, което стартираме" е по-добре от "Вълнуващи новини за нашето ново събитие!" Включете ясен призив за действие, като кажете на получателя какво искате да се случи следващия. За да планирате последващо обаждане, например, можете да напишете: „Бих искал да насрочи разговор за по-нататъшно обсъждане на въпроса, тъй като има голям потенциал за сътрудничество. Ще работи ли понеделник следобед за теб?"
Край с благодарност
Благодаря на получателя за времето и вниманието. Имейлите, които завършват с благодарност, получават 36% увеличение на средния процент на отговор. Добрите възможности включват „благодаря предварително“, „много ви благодаря за отделеното време“ или просто „благодаря“. Подпишете с вашето име и данни за контакт.
Не забравяйте да редактирате
Уверете се, че сте коригирали имейла си, преди да го изпратите. Имате само един шанс да направите първо впечатление, а правописни грешки могат да ви накарат да изглеждате непрофесионални. Уверете се, че вашата граматика е на място, както и че използвате пълни изречения и официално писане, вместо да използвате съкращения и изрази, които можете да използвате с приятели, но не и с шеф.
Тя може да помогне да отпечатате писмото и да го прочетете на глас и ако имате някой наоколо, помолете приятел или роднина да прочете това, което сте написали.
