Специален доклад е онлайн заявка за заявка, която се изпраща до база данни. Потребителят въвежда заявка в компютъра, за да създаде специален доклад, който може да бъде толкова прост, колкото да поиска списък с фактури за определен месец. Базата данни генерира резултатите, които зависят от заявката за отчета. Създаването на ad hoc доклад зависи от използваната система от бази данни.
Стартирайте базата данни на компютъра си. Щракнете двукратно върху иконата на работния плот, за да отворите базата данни.
Определете каква е заявката ви. Това ще определи как да изпратите заявката ви. Когато отворите базата данни, може да получите няколко възможности за избор, като например имената на членовете във вашата организация, ако искате да съставите списък с техните адреси и информация за контакт, или може би искате да съставите списък с фактури за изпращане по пощата. В зависимост от искането, което искате да направите, изберете секцията, която най-добре се отнася за тази заявка.
Поставете отметки в квадратчетата, за да посочите заявката си. Ако сте избрали категорията на фактурата в базата данни, може да имате опции като месец, година, ден, тип фактура или услуга. Поставете отметки в полетата, които ви помагат да стесните искането си и да получите информацията, която търсите. Прегледайте добре опциите на базата данни, за да се уверите, че използвате пълноценно опциите за заявки.
Потърсете бутон в базата данни, в който се казва „Създайте рекламен доклад“ и го натиснете. Когато натиснете бутона „Създаване на рекламен доклад“, може да получите допълнителни опции, в зависимост от възможностите на базата данни. Например, може да сте в състояние да посочите вида информация, която искате да включите в своя специален доклад. Ако генерирате списък с членове в организацията си или създавате етикети за адреси, можете да изберете секции като име, заглавие, пощенски адрес, телефонен номер, статус на член и имейл адрес. Това, което изберете, зависи от целта на Вашия специален доклад.
Кликнете върху „ОК“ или „Създаване на рекламен процес“, за да изпратите заявката, в зависимост от базата данни, която използвате. Базата данни ще генерира електронна таблица или друг файл, организиращ информацията за заявката, която сте поискали.
