Когато трябва да актуализирате ръководство за обучение, бизнес процес или наръчник, идеалното превозно средство е меморандум за обучение. Форматът на бележката ви позволява да насочвате своите получатели и да включвате навременна информация за последващи действия и е особено полезна в ситуации, в които към съществуващ процес са добавени нови правни съображения или необходими стъпки. Като следвате няколко прости стъпки, можете да се уверите, че вашата бележка комуникира вашите идеи ясно и сбито, като същевременно се избягват общи капани.
Идентифицирайте аудиторията си. Това ще Ви помогне да включите най-подходящата информация за Вашата бележка. Например, ако пишете, за да обясните как да използвате новата копирна машина на третия етаж, не изпращайте бележката на всеки служител в сградата. Или, ако нов закон ще повлияе на това как ще бъдат заведени декларациите в адвокатска кантора, не е необходимо да включвате екипа по поддръжката.
Представете вашата тема. Първите няколко реда трябва да позволят на вашите читатели да разберат защо тази бележка е важна за тях. Оставете ги да знаят какъв е старият процес или към кой текущ процес се прилага тази актуализация, както и причината за актуализацията.
Очертайте новите стъпки или изисквания. Използвайте само едно ниво на заглавията и поддържайте обясненията си кратки и фокусирани. Включете актуализираната информация, както и всички предишни стъпки или процеси, които повече не трябва да се следват или изпълняват.
Включете времева линия. Ясно дайте възможност на аудиторията да узнае кога ще влезе в сила новата политика. Ако това е незабавна промяна, посочете ясно дали има някакъв гратисен период или преходен процес за предварителната процедура. Например, ако има нова форма за искане на отпуск, нека служителите да знаят какво ще се случи с заявки, които вече се обработват.
Затворете с последващи стъпки. В края на Вашата бележка, уведомете аудиторията си какво трябва да направят, ако имат въпроси, на които не сте получили отговор във вашия документ. Това може да включва връзка към допълнителна документация или номер за контакт, който те могат да извикат. Ако бележката ви за обучение е част от поредица от актуализации, посочете кога ще бъде готова следващата актуализация.
Съвети
-
Ограничете бележката си до една основна тема. Използвайте второ лице (вие), за да говорите директно с аудиторията си.
