Много от фирмите, които не са базирани на парични средства, носят сметки в своите книги. Това са суми, които клиентите дължат на фирмата и обикновено се признават като приходи в отчета за доходите. Този процес може да бъде предизвикателен и често се получават пари, които не могат лесно да бъдат приложени към клиентска сметка. Процедурите в тази област определят техники, които правят тази работа по-опростена и отнема по-малко време.
Процедура 1: Фондове за депозити
Депозирайте всички получени чекове и пари, дори ако те не могат да бъдат идентифицирани с клиенти в системата на вземанията. Обработвайте плащанията с кредитни карти своевременно. Можете да направите бележка в талона за депозиране относно неидентифицираната проверка, за да документирате ситуацията. Копията от депозитните касови бележки обикновено са достъпни онлайн, но не и депозитните елементи. Направете копия на елементите, които не могат да бъдат идентифицирани веднага, и ги подайте по дата на получаване.
Процедура 2: Изследвания
Вземете файла с най-старите елементи и първо работете върху тях. Опитайте се да намерите подобни имена в системата; името на клиента може да е грешно написано. Можете да потърсите всички отворени фактури, които съответстват на сумата на плащането или друга конкретна подробност за плащането. Някои счетоводни служби разполагат с файлове за неидентифицирани елементи, които са били разрешени, така че ако получите още една чек от един и същ клиент, не е необходимо да губите времето си с проблеми с идентификацията.
Процедура 3: Свържете се с отдел Продажби
Свържете се със служителите от отдела за продажби и попитайте за плащанията, които не могат да бъдат съпоставени в системата. Тъй като вземанията произхождат от отдела за продажби, търговците вероятно ще запомнят продажбата и ще могат да ви предоставят полезна информация.Парите могат да бъдат за авансово плащане за продажба, което все още не е признато, и ако това е така, отделът по продажбите трябва да създаде вземането в системата. Ако установите, че са получени средства за продажба, които не са свързани с отдел продажби, уведомете участващия отдел и счетоводителя.
Процедура 4: Специфична сметка
Създайте специална сметка на главната книга, която да се използва за неидентифицирани вземания. Тази сметка често се създава като пасив с кредитно салдо. Когато получите неизвестно плащане, дебитирате парични средства и кредитирате неидентифицираната сметка за вземания. След като идентифицирате кой клиент да приложи парите, можете да обърнете запис в дневника и да въведете данните в модула за получаване. Като алтернатива можете да използвате кредитно известие, за да кредитирате вземането и да нулирате отговорността.
Процедура 5: Свържете се с клиента
Ако вземането не може да бъде намерено в отдел продажби, следващата стъпка е да се свържете с клиента и да се опитате да получите подробности за продажбите. Понякога собственикът на малък бизнес може да използва собственото си име за продажбата, но плаща с бизнес проверка, която не може да бъде съчетана с никаква сметка. Ако телефонният номер не е в чека, може да се наложи да използвате интернет, за да намерите информация за контакт. Уверете се, че имате чек или копие от чека пред вас, когато говорите с клиента, за да ви даде възможно най-много информация.
Процедура 6: Ново получаване
Ако след разумен срок все още не можете да намерите клиента в системата, помолете администратора да разреши създаването на ново вземане в системата, добавете бележка за ситуацията и приложите чека към този нов профил. В зависимост от сумата на чека, не си струва да прекарваме повече от час или повече, за да приложим средствата към съответната сметка. Ако имате твърде много от тези елементи, се срещнете с персонала на отдел продажби, за да определите какво стои зад този проблем и се опитайте да го коригирате.
