Политиките са правила, принципи и насоки, които ръководството на организацията приема, за да постигне дългосрочните си цели, според уебсайта на businessdirectory.com. Те оформят всички важни решения и дейности. Процедурите са стъпките, които служителите извършват в ежедневните операции, за да гарантират, че това, което правят, отразяват и подкрепят съществуващите политики. Когато се спазват вярно, добре написаните политики и процедури насърчават ефикасността, ефективността и последователността, като същевременно поддържат философията на организацията или „визията“.
Насочване отгоре надолу
Политиките определят и предоставят насоки за това как да се постигнат целите, стратегиите и целите на бизнеса, според АМЕ Инфо, уебсайт за бизнес информация в Близкия изток. "Политиките определят ключовите дейности и осигуряват обща стратегия за вземащите решения относно това как да се справят с проблемите, когато възникнат," добавя АМЕ. Политиките описват приемливи и неприемливи избори и поведение и определят контекст и граници, в които да се разработят процедури. Политиката да не се прави дискриминация срещу кандидат за работа въз основа на раса, пол, възраст или страна на произход помага на отдел „Човешки ресурси“ да разработи процедури, за да се гарантира, че всички кандидати се третират еднакво.
Инструмент за управление
Процедурите обясняват служебните задължения на служителите и посочват обхвата на техните отговорности. Тези указания помагат на служителите да не се намесват помежду си или да превишават своята основа, което може да доведе до грешки и недоразумения. Също така те са набор от инструкции, които служителите следват, за да гарантират, че изпълняват специфични задачи внимателно и последователно. Следването на добре написан набор от процедури помага на служителите да учат и да правят много или всички аспекти на своята работа независимо, намалявайки необходимостта мениджърите да се намесват често или микроменежа. Пример за процедури са стъпките, които служителят предприема, за да уреди ремонт на счупена машина. Те могат да включват: организиране на експертна оценка на щетите, получаване на одобрение за закупуване на необходимите части и труд, идентифициране на подходящ доставчик и координиране на заплащането на продукти или услуги.
съгласуваност
Установените политики и процедури гарантират, че начинът на работа на организацията не се отклонява или влошава с течение на времето, дори ако ключови лидери или други служители напуснат. Те са съобразени с организацията и работата, а не с конкретен служител. Като ги следват, дори най-новият служител може бързо да научи как функционира организацията и защо, какво се очаква от всяко лице на тази длъжност и какво се дължи на работата. Но мениджърите трябва периодично да преразглеждат и актуализират политики и процедури, за да отразяват преднамерените организационни промени, казва Джийн Левин, консултант по бизнес управление, на уебсайта на Gene Levine Associates.
отговорност
Наличието на добре установени политики и процедури може да помогне на компанията да опровергае твърденията за законови или регулаторни нарушения, които служителите или клиентите могат да подадат срещу тях, изтъква Левайн. Те предоставят доказателство за намерение, но трябва да бъдат придружени от истински усилия да се придържат към федерални, държавни и местни правила, разбира се. Мениджърите, които настояват и проверяват спазването на законите и подзаконовите актове в цялата организация, могат да помогнат за предотвратяване на действия за прилагане от администрацията по безопасност и здраве при работа, Министерството на труда, Комисията за равни възможности за заетост, Службата за вътрешни приходи или местните здравни служби. Това също може да помогне за предотвратяване на съдебни дела.
