При създаването на счетоводна система предприятията и неправителствените организации трябва да създадат рамка за вътрешен контрол. Процесът на вътрешен контрол помага да се гарантира, че системата работи добре и че всички участващи служители работят както се очаква. Наличието на такава важна бизнес функция осигурява разумна сигурност чрез намаляване на вероятността от грешки и запазване на активите на организацията. Поради значимостта си компаниите се справят добре с основните принципи на вътрешния контрол.
Отговорности
Компаниите трябва ясно да установят отговорности. Определянето на специфични отговорности на отделните лица гарантира, че те разбират каква е тяхната роля в поддържането на вътрешния контрол. Ако отговорността за вътрешен контрол се пренебрегва постоянно, ефективната система за вътрешен контрол ще изясни кой не изпълнява възложена задача.
Водене на отчетност
Паметта не е непогрешим инструмент, особено когато става въпрос за големи количества информация или транзакции. Правилните процедури за водене на отчетност ще позволят на компаниите да разполагат с точна история на сделките. Такива исторически данни позволяват на компанията да се позове на него по-късно, ако бъде открит проблем или е необходимо изясняване.
Застраховане и облигации
За съжаление, дори най-добрата система за вътрешен контрол може да не предотврати загубата на актив. Чрез застраховане на активи и служители за свързване, организацията може да бъде сигурна, че ще бъде възстановена стойността на актив, ако активът е откраднат или по друг начин е присвоен.
Документи и попечителство
В системата за вътрешен контрол хората, които имат физически достъп до парични средства и други активи, не са същите хора, които съхраняват записите, свързани с този актив. Ако например лицето, което отговаря за съхраняването на документите за дребни парични средства, е същото лице, което е имало ключа към дребната касова кутия, то би било лесно за този човек да си помогне с пари, докато фалшифицира документите за дребни пари. Лицето, което съхранява регистрите на активите, не би трябвало да има физически достъп до активите, които той проследява.
Отговорност за свързани сделки
Понякога трябва да се изпълнят няколко задачи, за да се изпълни една транзакция. В този случай е важно различните служители да изпълняват отделните задачи, съставляващи транзакцията. Това гарантира, че повече от един човек е участвал в изпълнението на задачата, увеличавайки шансовете за откриване на всякакви грешки или измамни действия.
Технологичен контрол
Противопожарните аларми, електронните клавиатури и други технологии, базирани на технологии, могат да помогнат на организациите да защитят активите. Технологията често може да отиде там, където хората не могат и могат да бъдат на работа 24 часа в денонощието, без да изискват допълнително заплащане или почивка. Смарт компаниите допълват своите системи за вътрешен контрол с подходящи и икономически ефективни технологии.
Независим преглед
Компаниите трябва редовно да преразглеждат своите системи за вътрешен контрол. Това трябва да бъде направено от лице, което не е извършило нито една от проверяваните работи. Независим оценител може обективно да докладва за извършената работа през целия процес на вътрешен контрол и няма причина да покрива грешки или да е прекалено оптимистичен по отношение на процедурите за контрол.
