Независимо дали срещата е била с колеги или конкуренти, винаги сте добре съветвани да обобщите обсъжданото и особено това, което е решено, и да го направите писмено, възможно най-скоро след това. Можете да комбинирате съответни парчета от библиотека с бизнес документи, като например тази в "Inc." Уебсайтът на списанието.
Елементи, от които се нуждаете
-
Бележки или други записи от срещата
-
Документи, споменати или разпространени по време на срещата
Започнете с приятелска, но ясна резюме на датата, часа и мястото на срещата, които присъстваха в какви възможности и кратко изложение на целта на срещата. Например, "Уважаеми Майк: Още веднъж ви благодаря, че прекарахте вчера сутринта с мен и Стив от нашия отдел по изкуствата, обсъждайки плановете за преработка на опаковката ви."
Прегледайте какви документи и материали са били представени на срещата и каквито и да било важни обсъждания за тях: „Радвам се, че харесахте идеите на Стив толкова, колкото и аз. Ние се съгласихме, че шестоъгълният картон дава на Вашия продукт значителна промяна, за да привлече вниманието към функциите, които добавяте през следващата година, но че изграждането й да лежи хоризонтално на рафта ще бъде по-стабилно и ще ни позволи да направим и двата края леко изпъкнали, вместо едно плоско, а другото разширена точка без реална връзка с продукт."
Предоставете доклади за всички действия, договорени по време на срещата: "Стив се е ангажирал с новите спецификации за дизайн в нашата производствена единица днес, и те трябва да могат да ми дадат нови данни за разходите за хоризонталния кашон до края на седмицата. и аз и двамата ще бъда разочарован, ако тези цифри не са поне 20% по-ниски от прогнозите, които имахме вчера за изправения, силно заострен кашон, тъй като изработката ще бъде симетрична и по-малко сложна за приспособяване. решение от вас дали ще бъде отпечатана или релефна, и дали искате метално мастило върху него, преди да можем да укрепим разходите."
Определете сроковете за следващите стъпки от всички страни: "Направих бележка, че смятате, че можете да вземете тези решения днес или утре. Това ще ни позволи да се свържем с вас до края на работния ден в понеделник, като данните за разходите са достатъчно твърди, че можем да започнем да формализира договора."
Затворете писмото по приятелски начин, подходящо за характера на срещата, и повторете плановете си за всички други срещи, които сте насрочили: "Винаги е удоволствие да се срещна с вас. Имам обяд във вашия офис в календара си, когато ще донеса макета Стив работи. Моля да ме уведомите, ако Ян наистина ще може да се присъедини към нас.
Съвети
-
Имейлът е чудесен начин за изпращане на последващи действия по най-навременния начин, но винаги е по-добре да се изпрати по пощата, особено когато срещата включваше множество компании и въпроси, които ще бъдат формализирани по-късно в договори и поръчки за покупка. Изпращайте копия от писмото с резюме на всички, които са присъствали на срещата или са посочени в писмото по име, функция или отдел.
