Първите впечатления се броят, така че по-добре да направите добро, особено когато искате бизнес среща. Независимо дали планирате да пишете на потенциален бизнес партньор, държавен служител или клиент, изборът на думи може да промени всичко. Неправилно писмено писмо за заявка може да повлияе на вашия имидж - и на вашата марка. Плюс това, тя може да съсипе шансовете ви за получаване на положителен отговор.
Използвайте подходящ ред на темата
Когато изпращате писмо с искане за среща, се уверете, че в реда за тема се изтъква намерението ви да се срещнете с получателя. Дръжте го кратко и просто. Ето няколко примера:
- Покана за среща
- Искане за назначаване на среща
- Писмо за искане за среща
- Заявка за среща на (ден от седмицата)
- Планиране на среща
В зависимост от вашите предпочитания можете да поставите реда на темата над или под адреса на получателя. Ако искате да се свържете с получателя онлайн, можете да използвате същия ред за темата за електронната си поща и писмо.
Представи се
Започнете писмото, като се представите. В случай, че сте се запознали с получателя в даден момент, не забравяйте да го споменете. Дайте кратко описание на вашата организация или нейната мисия, ако е необходимо. Например можете да кажете нещо като:
Уважаеми представител (фамилно име)
Моето име е (вашето име) и се свързвам с вас от името на (името на фирмата). Ние имаме общ интерес в … и бих искал да обсъдя повече.
Ако имате препратка, можете да започнете с: (Име на препратката) спомена, че сте заинтересовани да научите повече за нашите продукти и услуги. Бих искал да Ви поканя да обсъдите повече в нашия офис (дата и час).
Посочете целта на срещата
Нека получателят знае какво да очаква от срещата, включително колко време ще отнеме. Осигурете груб график и покрийте основните точки. Можете например да кажете:
Благодаря Ви предварително за разглеждане на това искане. Бих благодарен за възможността да се срещна с вас и да обсъдя как можем да обединим силите си по бъдещи проекти.
Нашата среща ще обхване кратък преглед на нашите технологии и ресурси, както и някои примери за нашата работа в тази област. Ние също така сме заинтересовани да обсъдим потенциално сътрудничество, което би било взаимно изгодно и за двете страни.
Опитайте се да обясните какво търсите и защо искате тази среща на първо място. Предложете две или три дати и време, след което любезно помолете получателите да потвърдят тяхната наличност.
Вашето писмо може да каже нещо като:
Моля, предложете дата и час, което е според графика ви.
Налице ли сте на дата и час? Ако не, моля, свържете се с нас на (телефонен номер) или (имейл адрес), за да насрочите време за среща.
Ние ще проследим скоро, за да потвърдим получаването на това писмо и да определим ден и час, които са удобни за вас.
Използвайте правилния формат
Бизнес писма имат определен формат. Напишете вашето име и адрес в горния десен ъгъл на страницата. Въведете информацията за връзка с получателя в левия ъгъл на страницата или под адреса си.
Оставете широки полета и използвайте празна марка, ако е възможно. Дръжте писмото кратко и точно; в идеалния случай тя не трябва да надвишава една страница. Използвайте официален поздрав, като например „Уважаеми господин (име на получателя) Ако не знаете точното име на получателя, можете да го използвате "Уважаеми Господине или Госпожо." Прекратете писмото с "Искрено", "С уважение" "С уважение към вас" или други официални приключвания, последвани от името ви.
Писмото за искане за среща трябва да бъде ясно и кратко. Изрежете безполезни думи и ненужна информация. Използвайте лесен за четене шрифт като Times New Roman или Arial. Не забравяйте да проверите писмото преди да го изпратите.
