Всяка компания трябва да има добре обмислен бюджет, който отчита целите на компанията, мотивацията на служителите и финансовите ограничения на компанията. Освен това, компанията трябва да вземе под внимание както предишната финансова и стопанска дейност на компанията, така и целите, които компанията държи за бъдещето.
Определяне на цели
Преди да разберат бюджета на компанията, бюджетната комисия или други ключови лица, които взимат решения, трябва да поставят цели за бъдещето на компанията. Целите биха могли да включват спестяване на разходи, например, което би изисквало много различна форма на бюджетиране от целите за разширяване на едно дружество до второ място.
Определяне на наличните ресурси
Целите на бизнеса трябва да повлияят на процеса на бюджетиране, но със сигурност не трябва да го диктуват изцяло. Бизнесът също трябва да анализира наличните ресурси и да определи какво има на разположение, за да постигне целите си. Наистина наличните ресурси могат да диктуват до голяма степен целите на компанията. Наличните ресурси не се ограничават до наличните средства, които компанията разполага, но също така могат да включват потенциални заеми или допълнителни външни инвестиции. Освен това, компанията трябва да вземе предвид своите прогнози за продажбите за следващата година.
Проектиране на бъдещите нужди
Бюджетът е насочен към бъдещето и изисква известна оценка. Очевидно е невъзможно да се предскаже с точност какви ще бъдат бъдещите бюджетни нужди на вашата организация. Има обаче някои важни източници на данни, които можете да разгледате, за да постигнете приблизителна оценка. Тези източници включват минали фирмени данни, всички налични данни за конкурентите и анализ на текущите и развиващите се икономически и регулаторни тенденции, които могат да направят предстоящата година различна от предишни години.
Съпоставете бъдещите нужди с наличните ресурси
По-често не, наличните Ви ресурси няма да се впишат напълно в очакваните ви бъдещи нужди. Именно в тази фаза на бюджетния цикъл може да се наложи да направите някакъв компромис и да преговаряте между отделите си, за да определите как най-добре да разпределите оскъдните ресурси на вашата компания. Трябва да имате предвид приоритетите на бизнеса и стратегическите нужди, когато преминавате през този процес.
Получаване на окончателно одобрение
След като изработите пълен бюджет, следващата стъпка е да получите одобрение от бюджетната комисия или какъвто и да е субект, оправомощен да вземе окончателното решение „да“ или „не“ на вашия бюджет. Колкото по-строго сте работили, за да отговорите на нуждите на всички ключови заинтересовани страни по време на предишните стъпки, толкова по-гладко трябва да бъде този процес.
Разпределяне на одобрените фондове
След като бюджетът бъде финализиран и одобрен, последната стъпка от процеса на бюджетиране е да се разпределят разпределените средства към различните отдели и бизнес сегменти. Обикновено това е задължение на главен финансов директор или фирмен контролер.
Мониторинг и оценка
След приключването на бюджета и разпределението на средствата бюджетният процес не е приключил. Трябва да продължите активно да следите успеха на създадения и внедрен бюджет. Потърсете области, в които липсват ресурси или където изглежда, че съществуват отпадъци, и имайте предвид тези области за бъдещи бюджетни цикли.
