Когато компаниите имат договори за договаряне, те често издават Заявка за предложение (RFP) на квалифицирани лица, фирми и изпълнители, които са способни да свършат работата. Дали ще ви бъде предоставена работата ще зависи до голяма степен от контактите, които имате в компанията, която е издала RFP, но това ще зависи и от начина, по който отговаряте на искането. Изпращането на предложение в отговор на RFP е много по-формално от изпращането на отговор по имейл, за да изразите интереса си, и трябва да бъде направено по професионален начин. Ако сте получили RFP на проект, който ви интересува, изпълнете следните стъпки, за да отговорите правилно.
Прочетете RFP и се уверете, че ясно разбирате какво иска компанията. Обадете се на компанията за контакт по телефона, ако не сте сигурни за каквито и да е точки и се нуждаете от пояснение. Интервюирането на този човек накратко е много по-професионално от подаването на отговор, който погрешно тълкува искането. Той също така има предимството да предоставя лично въведение към вас, което ще помогне, когато дойде време за компанията да прегледа вашето предложение.
Направете план за отговора си. RFP, който сте получили, вероятно е следвал конкретен формат, за да свърже това, което компанията иска. Използвайте това като ръководство за създаване на контур. Започнете, като направите списък с всички маркирани глави. За всеки един от тях, направете списък с въпроси, на които да отговорите и да ги разгледате. Наличието на такава насока, която да Ви насочва през процеса на изготвяне на Вашето предложение, ще ви улесни да отговорите на RFP по ясен и сбит начин.
Съберете екип за изготвяне на предложението. Някои хора във вашата организация могат да имат опит в областта на предложението, докато други могат да имат специфичен талант за изготвяне на писмени документи. Съберете малък екип, който да се срещне и да изработи подробностите по исканото предложение.
Напишете предложението. Съдържанието ще варира от един RFP към следващия, но има някои насоки, които трябва да имате предвид. Идентифицирайте и отговорете на всички поставени въпроси и отговорете на всички притеснения, които компанията има. Не се страхувайте да използвате подход с добавена стойност, като идентифицирате ключови елементи, които можете да предложите, а други не. Трябва също така да покажете ясно разбиране на изискванията на РОП, като идентифицирате конкретни резултати, които ще предоставите като част от проекта, заедно с прогнозен график за всеки и разбивка на цените за всички аспекти на предложения проект.
Изгответе допълнителни елементи, които ще бъдат представени с предложението ви. Започнете, като напишете кратко резюме, което дава кратък преглед на всичко, което се казва в предложението. Трябва също да напишете документ от една страница, който обяснява фокуса и опита на вашата компания. Заместете това с лична биография, ако сте човек, а не компания. Завършете, като напишете кратко мотивационно писмо, за да обясните как сте получили RFP и се интересувате от проекта, и да заявите, че приложеното предложение се представя за разглеждане. Включете пълна информация за контакт както в мотивационното писмо, така и в предложението.
Подайте материалите на фирмата, която е издала RFP. RFP вероятно определи дата, до която материалите трябва да бъдат върнати. Уверете се, че сте подали всички материали преди тази дата. Също така е добра идея да се свържете с компанията една седмица след тази дата, за да попитате дали можете да предоставите допълнителна информация по въпроса.
Съвети
-
Компаниите рядко правят подбор въз основа само на предложението; въпреки това, обикновено е добра политика винаги да се отговаря на RFP и да се направи добросъвестен опит да се предостави възможно най-подробна информация, представена по възможно най-професионален начин.
