Служителите на всички нива може да се наложи да пишат меморандуми за обявяване (обикновено наричани бележки) като част от работата си. Писането на ефективни бележки отразява положително на човека, който ги е написал, тъй като това е знак за добри комуникативни умения. Обяснителните бележки дават положителни и отрицателни новини на служителите в цялата организация. Промоциите и обявленията за откриване на работни места често се получават с вълнение, докато промените в политиката и намаляването на броя на обявите могат да предизвикат тревожност и стрес. Изработването на солидно послание помага да се предоставят ясно и позитивно послания.
Идентифицирайте ключовото послание, което се опитвате да предадете. Обмислете дали новините ще бъдат приветствани или не, и използвайте тази информация, за да решите как най-добре да се оформи съобщението. Отрицателните съобщения ще се нуждаят от повече информация за това защо се прави нещо, докато позитивните съобщения могат да се фокусират върху предаването на новините, без да се добавя подробна информация за причините за събитието.
Научете как се четирите основни компонента на една бележка. Най-добрите бележки се придържат към приетия формат, признат в бизнес писмеността. По този начин писателите на меморандуми остават неутрални в своите съобщения и не изглеждат предубедени. Записите съдържат четири основни раздела: заглавие, отваряне, тяло и заключение.
Създайте заглавието си. Заглавията включват четири основни раздела: до, от, дата и тема. Полето „До:“ включва списък на получателите и техните длъжности. Полето „От:“ включва името и заглавието на лицето, от което е записана бележката. Полето „Дата:“ е най-често датата, на която е предадена бележката, спрямо датата, на която е изготвена или създадена. Полето "Тема:" указва на получателите целта на бележката. Тези полета са подобни на полетата, които обикновено се използват в имейли, и те трябва да се показват както следва:
До: От: Дата: Тема:
Напишете отварянето на бележката. Първият параграф се фокусира върху целта на съобщението. включително всякаква допълнителна информация, необходима, за да помогне на получателите да разберат направеното съобщение.
Напишете тялото на бележката. Органът включва всяка подробна информация, която получателите трябва да знаят. Промоциите могат да включват информация за новата работа и отговорности на служителя, както и когато те ще поемат новата си роля. Промените в политиката трябва да включват информация за това кога новата политика ще стане ефективна и как тя ще се отрази на служителите.
Напишете заключението на бележката. Добър извод казва на служителите какво трябва да направят, за да се подготвят за промени.
Отделете малко време от бележката и след това се върнете към него, за да го редактирате с нови очи. Добре написаните бележки не съдържат граматични грешки и предоставят ясни послания.
