Писмата с предложения могат да послужат като важни инструменти за привличане на нови клиенти, стартиране на нови проекти и развитие на бизнес. От оформлението и дизайна до езика, използван в документа, бизнес лидерите трябва да разгледат всички аспекти на предложението, преди да го изпратят на целевия получател, за да максимизират ефективността на документа. Точно както отварянето на такова писмо е от решаващо значение за привличането на читателя да прочете пълното съдържание, последните няколко изречения от предложението също са от особено значение, тъй като това са последните думи, които получателят ще прочете преди потенциално да вземе решение.,
Писане на ефективно предложение
За да напишете ефективно писмо с предложение, е полезно да започнете със събиране на цялата необходима информация, която планирате да включите в документа. Това може да включва статистически данни, бюджетни цифри, дати, дефиниции и пълномощия на фирмата ви. Може също да пожелаете да започнете с описание, което е инструмент за писане, който може да ви помогне да планирате различните категории на вашето предложение.
Въвеждането на вашето предложение трябва да предизвика интерес на читателя и вероятно ще включва основна информация за вашата компания и защо е квалифицирана да изпълнява конкретната задача. Въвеждането може също да включва широк преглед на темата на предложението, така че получателите да разберат какво ще прочетат и защо да продължат да четат. Някои предложения могат също да започнат с резюме, което представлява кратък преглед, който обобщава основните точки от предложението. Резюмето е полезно за получателите, които не разполагат с достатъчно време, но искат да получат представа за какво е предложението.
Основните раздели на вашето предложение ще варират в зависимост от проекта, но могат да включват раздели, които обсъждат бюджета или цените на проекта, предложените срокове за проекта и рисковете, свързани с проекта. Можете също така да обсъдите материалите, необходими за завършване на проекта, работната сила или вида работници, необходими за завършване на проекта, и прогнозните приходи или приходи, генерирани от проекта.
Важно е да приспособите документа си към конкретната аудитория, докато пишете предложение. Езикът, който използвате, ще варира в зависимост от експертния опит на аудиторията, както и от това колко са запознати с техническите аспекти на проекта.
Преди да изпратите предложението на читателя, винаги внимателно редактирайте документа и премахнете всички правописни грешки, граматически грешки и фактически неточности. Опечатките и други грешки могат да се възприемат като непрофесионални и могат да доведат до отхвърляне на предложението.
Приключване на предложението
Сключването на предложение е критичен елемент от цялостния документ. Когато получателят приключи четенето на предложението, последните няколко изречения или параграфи трябва да се залепят в съзнанието й. Ефективното заключение може да помогне за запечатване на сделката и да накара читателя да прави бизнес с вашата компания. Докато други части на предложението са важни и за получаване на одобрение за напредък, има смисъл да се отделя допълнително време за последните няколко изречения, за да се гарантира, че предложението е убедително.
В заключение, помислете за повторението на точките от първо ниво на предложението, за да подчертаете основните понятия, като внимавате да не повтаряте дословно това, което вече сте написали. Това окончателно резюме трябва да предостави анализ или обяснение, което свързва всички основни точки. Можете също така да насърчите получателя да продължи разговора, като предложи да отговори на всякакви въпроси или да обсъди идеята по-задълбочено на по-късна дата. Например, можете да напишете: "Моля, уведомете ме, ако имате допълнителни въпроси - ще се радвам да им отговоря." Някои писма с ефективно предложение също завършват с призив за действие, който може да създаде чувство за неотложност и причина за получателя да продължи с предложението. Пример за призив за действие е: "Започнете днес с този проект, като се свържете с нашия екип."
