Всички организации изискват добро управление на записите, от времето, когато записите се генерират, докато не бъдат изчистени от системата. Несъществуващи или лошо планирани системи за подаване водят до затруднения при попълването и извличането на записи или до липсата на ефективност при управлението на потока от информация. Те могат също така да създават правни въпроси поради загубени записи или небрежно водене на записи. Добре проектираните системи за архивиране използват азбучни, буквено-цифрови или цифрови кодирани етикети, генериращи ефективно управление на записите и произвеждащи по-професионално управлявани организации.
Разяснение на цифрови системи за подаване
Цифровите системи за подаване на данни присвояват номера на всеки файл или запис, съдържащ информация. Номерацията може да се извлече от самия запис (т.е. номерата на поръчките за доставка), файловете за номериране по реда на генериране на записи (от 1 до 1000), като се използва номерацията на секциите, където файловете, номерирани под раздели - или категории - като 100, 200, 300 и др., принадлежат към конкретни подзаглавия на предмет или използват десетични знаци (подобно на десетичната система на Дюи). Цифровите системи за архивиране често включват индекс на файловете за подпомагане на извличането на записи.
Организация и поддържане на поръчка
Цифровото кодиране позволява преместване на цели секции от записи, като същевременно се запазва правилното последователност. Записите се подават последователно, от дясно на ляво и отгоре надолу. Файловете с права цифра са организирани в последователен, възходящ ред - най-нисък към най-висок брой. Дуплексните цифрови файлове имат два или повече набора от числа, разделени от тирета, запетаи или интервали, и се записват от началния набор, последван от последващи номера. Хронологично-числовите системи индексират файлове по година, месец и ден.Цифровите цифрови системи позволяват групиране на файлове по рафтовете, организиране на файлове по последния номер (от две до четири цифри) като основен елемент за подаване и подаване на записи последователно по последен номер, среден номер, след това първи номер. Изискванията за пространството на рафтовете лесно се определят чрез групиране на записи чрез цифрови секции - 10s, 100s, 1000s записи на рафт или рафтове. Освен това организацията на записите допълнително се допълва от индексиране на файлове.
точност
Системите за подаване на големи обеми - файловете, които се изтеглят и редовно подават - комбинирани с цветни етикети правят извличането на файловете и повторното им поставяне по-бързо и елиминират объркването, когато числото пада последователно. В системите с терминални цифри, например, крайното число се кодира с един цвят, средното число получава отделен цвят и първият номер получава собствен цвят. С промяната на първия, средния и последния номер се прави и цветът. Цветът действа като визуална следа за увеличаване на скоростта и ефективността при подаване.
Скорост на регистриране
Цифровите системи за подаване на данни, комбинирани с цветово кодиране, увеличават скоростта на записване и извличане - дори при извличане на файл означава препращане в индекс за идентифициране на номера на файла - защото служителят на файла има незабавна осведоменост за местоположението на файла от файловата група. В случай на сливания на организации, когато отделните организации имат различни системи за номериране, цифровите кодове не трябва да се променят. Добавянето на файлове в стаята с файлове е по-бързо, защото по-малките файлове (6-цифрени) се подават отляво на по-високите номерирани файлове (7-цифрени).
Поверителност
Цифровите системи за подаване на документи позитивно идентифицират конкретни записи, като в същото време запазват поверителност, която е особено важна за медицинските, клиентските и служителските записи, като елиминират всички лични маркери за идентичност. Цифровите системи за архивиране лесно спазват правилата на HIPAA.
