Има моменти, когато вие и вашите служители се нуждаете от няколко долара в брой, за да платите за малки бизнес разходи. Може да се наложи да закупите няколко офис консумативи, да заплатите за торта на нечий рожден ден или просто да намерите малка промяна за паркинг-метър, например. Повечето фирми използват дребни пари за това, следейки плащанията в дребни книжки. Ще трябва да номинирате мениджър на дребни пари, обикновено счетоводител, счетоводител или друг надзорен орган, който да контролира операциите и да събира приходи, ако е необходимо. Всеки служител, който желае да направи покупка, трябва да премине през този представител, вместо да остави касата или кутията на всеки служител.
Купете си управляван лаптоп - малък тетрад с размер на дневника може да е най-добрият, тъй като той може да се побере в дребната каса. Обозначете бележника с началната дата, името на фирмата и информацията за контакт "Ако сте загубили контакт". Начертайте три вертикални линии надолу по първата страница на бележника. Отбележете четирите получени колони Дата, Покупка, Сума и Баланс. Можете да продължите това през бележника при стартирането на дребната книжка или да разчитате на лицето, което започва нова страница, за да продължи формата.
Избройте началния баланс на собствения му ред със записаната дата. В графата „Покупка“ го кръстете Начален баланс. Първата покупка ще бъде записана на втория ред.
Поставете началния размер на дребните пари в кутията или кутията заедно с бележника.
За да направите покупка, накарайте служителя да предложи на счетоводителя или мениджъра какво му трябва и защо. Счетоводителят или мениджърът може да приеме или отхвърли идеята. Ако бъде прието, на работника или служителя се предоставя достъп до дребната книжка за касови апарати и кутия или калай.
Нека служителят изпрати разписка, след като е направил покупката. Съхранявайте всички разписки заедно, закрепени с кламер, в дребната кутия или книга. Премахнете месечните и файловите разписки.
Добавете допълнителни пари в касата, като изтеглите от сметката на компанията. Контролерът на дребни каси, като счетоводител или мениджър, решава колко трябва да се държи в дребни пари, обикновено под 100 долара.
Съвети
-
Съхранявайте дребната книжка за касови апарати и кутия или калай на сигурно място, като кабинета на счетоводителя или управителя. Не го оставяйте в обща зона, като например за обяд или зона за срещи. Дръжте дребните покупки на дребни дребни, за разходи като пощенски разходи, паркоместа или консумативи за партита.
Внимание
Не записвайте големи покупки в касовата книжка. Те трябва да се отчитат в основната касова книга.
