Писмо за ангажимент е официално споразумение за предоставяне на материална подкрепа на бизнес, неправителствена или изследователска организация. Писма за ангажираност в света на бизнеса обикновено очертават обещания за предоставяне на финансиране или заеми, докато тези за организации с нестопанска цел обикновено очертават ангажименти за сътрудничество, партньорства или други форми на материална подкрепа. Независимо дали поемате ангажимент за финансиране на бизнес или за подкрепа на група с нестопанска цел, трябва да сте сигурни, че вашето писмо за ангажимент - като всяка сериозна бизнес кореспонденция - е кратко, ясно и дипломатично.
Прегледайте информацията си. Вашето писмо за поемане на ангажимент ще очертае всички предварително съгласувани подробности за вашата подкрепа (например суми, които трябва да бъдат предоставени под наем, графици и планове за действие при извънредни ситуации), така че бъдете сигурни, че цялата ви информация е актуална. Вашето писмо трябва само да очертае термините, които вече са договорени от двете страни. Не използвайте писмото, за да добавяте или преразглеждате условия или условия.
Посочете основните условия на вашето споразумение. Откриването на Вашето писмо трябва да идентифицира Вас и всички други страни, участващи в споразумението, както и основните условия и цели на Вашия ангажимент. Ако плащате средства за проект или бизнес, посочете суми. Ако се ангажирате с друг вид подкрепа или сътрудничество, опишете накратко вида на подкрепата, която ще предоставяте.
Очертайте своите роли и отговорности в споразумението. Бъдете конкретни. Кажете точно каква е вашата роля и опишете гамата от отговорности. Ако предоставяте средства, опишете графиците за плащане, както и плановете за извънредни ситуации, в случай че не можете да изпълните ангажимента си. Ако финализирате ангажимент за сътрудничество с нестопанска цел или научноизследователска дейност, опишете точните си отговорности (като услуги или съоръжения, които планирате да предоставите) и ролята, която вие или вашата организация ще играете в сътрудничеството.
Дръжте писмото си ясно и сбито. Някои източници предполагат, че търговските писма за намерения са ограничени до една страница. В някои случаи ефективните писма могат да бъдат кратки като един параграф.
Бъдете сърдечни. Ако пишете писмо за ангажираност с нестопанска цел, имайте предвид, че писмото ви може да бъде видяно от други агенции, които подкрепят или наблюдават тази организация, така че не забравяйте да обясните причините за желанието си да работите с тази група.Също така споменете всяко предишно сътрудничество, което сте имали с групата. Това ще укрепи вашия имидж и този на вашите сътрудници, в очите на други поддръжници на нестопанската организация, като например субекти, предоставящи безвъзмездни средства.
