Повечето бизнес функции, които не са насочени към политиките и процедурите, стават хаотични и дезорганизирани. Задържането на записи не е един от най-вълнуващите аспекти на бизнеса, но е един от най-важните. Организираната система за съхранение на документи елиминира безполезни записи и защитава бизнеса в случай на одит. Знаейки кога да го запазите и кога да го хвърлите, е важна стъпка в развитието на успешна бизнес операция.
График за универсално задържане
Всички фирми трябва да разработят система за запазване на записи, която е универсална за всички отдели. Той получава всички на една и съща страница, когато става въпрос за съхраняване на записи. Проучете законите и уставите на вашия бизнес и оперативен сектор. Например, една адвокатска кантора може да има различни изисквания, отколкото малък магазин за хранителни стоки. Ако е необходимо, консултирайте се с адвокат, за да създадете тази система. Индексирайте плана въз основа на функцията и отдела. Съставете график и задайте кодове за класификация.
Инвентаризация на записите
Инвентаризацията на записите е решаваща стъпка в управлението на запазването. Това е точен списък на всички записи, електронни и хартиени, във вашата организация. Списъкът трябва да съдържа подробно заглавие за всеки запис, като например „Главна книга“ и местоположението на документа. Освен това, включете класификация на записите. Това ще бъде еталон за запазване въз основа на фирмения ви график. Например съставете електронна таблица; първата колона ще бъде заглавие, „Доклад за застаряването на сметките за плащане“. Втората заглавна колона ще бъде класификация „Задължения по сметки“. Колона трета може да бъде отдел „Счетоводство“. „Източно складово помещение, кабинет четири“ и кода за задържане „График А.“
Оценки на документи
Процесът на оценяване изисква анализ на място на записите на място, за да се елиминират документите, които надвишават периода на задържане. Тази форма на почистване на дома елиминира натрупването на излишни записи. Използвайки списъка с инвентаризации на документи, унищожете изтеклите документи. След като приключите, прегледайте всички хранилища и актуализирайте списъка с инвентар. През това време прегледайте законите, за да разпознавате промените, въведени след последния преглед. Планирайте прегледите годишно, тримесечно или месечно.
