Когато наемате вместо собственост, вие обещавате да платите наемодателя, такси за поддръжка и други разходи. Пари, които плащате всеки месец или тримесечие, се наричат разход за наем. Тези пари се записват във вашия отчет за доходите през месеца, за който се отнася наемът. Предплатеният наем е наем, който плащате преди падежа. Тя представлява авансово плащане за бъдеща полза, така че ще я регистрирате като актив на компанията.
Какво е предплатеното наемане?
Когато бизнес отдаде под наем помещения като офис, магазин или фабрика, наемът обикновено се дължи авансово за месеца или тримесечието, покрито от плащането на наема. Например, наемът през юни може да бъде дължим на 31 май или на 1 юни. Много фирми плащат наеми с чек. Това означава, че те трябва да бъдат организирани и да получат чека по пощата няколко дни преди датата на падежа. В противен случай наемодателят може да не получи чек на наема навреме и бизнесът може да бъде ударен със сериозни търговски последствия като лихви, такси за закъснение и евентуално известие за извеждане.
Предплатеният наем е просто сумата, платена за наем преди арендния период, за който се отнася. Когато напишете чек през май, който покрива наема за юни, сте направили предплатено наемно плащане. Някои фирми могат да предплащат наема с няколко дни всеки месец, за да се уверят, че чекът за наема се пристига навреме. Други решават да плащат авансово за няколко месеца под наем за търговски цели, например, за да получат отстъпка от наем или просто за увереността, че знаят, че наемът е платен. Каквито и да са причините за това, ако отваряте чековата книжка преди да се наеме, предплащате наема.
Какви са разходите за наем?
Разходите за наем са всички разходи, свързани с лизинг на имот през отчетния период. Тя очевидно включва наема, който плащате всеки месец или тримесечие, но включва и всички други разходи, необходими за оползотворяване на имот. Например, можете да заплатите допълнителни пари, за да покриете такива неща като застраховка, поддръжка, ремонт на общите части на сградата и охрана.
Разходите за наем са фиксирани разходи, за разлика от променливите разходи, което означава, че трябва да ги плащате всеки месец или тримесечие, независимо от това колко продукт произвеждате. Дори и да изключите операциите за един месец, все още трябва да плащате наем и други лизингови ангажименти. Като такива, разходите за наем могат да бъдат съществен източник на оперативни приходи на компанията.
Какви са разликите между предплатените наемни и наемни разходи?
По отношение на миряните, разликата е проста: Разходите за наем са сумата, която трябва да платите по договора за наем, а предплатеният наем е всеки разход за наем, който плащате преди падежа. В счетоводно отношение нещата стават малко по-сложни.
Разходите за наеми обикновено попадат в категорията на разходите за продажба, общите и административните разходи, които се включват в отчета за доходите. Други ОПАК включват различни разноски като заплати, офис консумативи, застраховки и съдебни спорове. Разходите за наем се класифицират като ТОА, тъй като бизнесът използва недвижимия си имот, за да оперира и печели пари.
Производствените предприятия могат да третират разходите си за наеми малко по-различно. Много по-често тези компании включват разходите за наем като част от фабричните режийни разходи. Защото наемът на производствените помещения е обвързан с производството - без фабрика, няма да има продукт. Наемите, които не са обвързани с производството, като например офис площи, се таксуват на разходите за реализация и общи разходи. В края на краищата обаче няма значение коя категория се появява в раздела за наем - ефектът от долния ред е същият.
Какъв е ефектът от долния ред? Всеки път, когато натрупате разход за наем, ще кредитирате паричната сметка и ще дебитирате сметката за наеми / SG & А. В отчета за доходите разходите за реализация, общите и административните разходи са включени в приход и се появяват в същия блок като другите разходи, като амортизация и себестойността на продадените стоки. Общите приходи минус цената на продадените стоки дават брутната ви печалба. Брутната печалба минус оперативните разходи - ТОА - е равна на оперативните приходи. Приходите от дейността са мярка за това колко от приходите ви в крайна сметка ще станат печалба, след като счетоводителите са приспаднали неща като данъци. Така че, колкото по-високи са разходите за наем, толкова по-нисък ще бъде оперативният доход. Разходите за наем имат пряко въздействие върху размера на паричните средства в корпоративния трезор.
За да разберете как предплатеният наем се вписва в този анализ, трябва да знаете, че вписването на разходите за наем ще изброява разходите за заемане на пространството през времевия интервал, посочен в отчета за доходите - дори ако наемът не е платен в рамките на този период. Така че, ако компанията ABC подготвя своя отчет за доходите за юни, а наемът за юни достига $ 5,000, тогава ABC ще запише разход за наем от $ 5,000. Дружеството прави същото вписване, независимо дали е платило наема през юни или май.
За да се справи с тази аномалия във времето, компанията трябва да регистрира авансово платения наем, който все още не е изразходван. Това се прави в раздела за текущите активи на баланса. Ако се върнем към горния пример, ако ABC плати наема през май, той ще запише авансовото плащане от 5000 долара като текущи активи, докато разходите действително не бъдат направени. За счетоводни цели предплатената рента е полза, която фирмата все още не е ползвала, но ще се радва в някакъв момент в бъдеще. Това е предимство за компанията.
Защо фирмите използват предплатената рента
Предприятията използват предимно предплатения наем от търговска необходимост. Една от основните клаузи на търговския лизинг се отнася до датата на плащане на наема. Обикновено годишният наем се дължи в 12 равни плащания на каквато и да е дата, посочена в лизинговия договор, или на четири равни плащания. Когато наемът се изплаща на тримесечие, договорът за наем ще определи четирите дати за плащане на наемите, като например 1 януари, 1 април, 1 юли и 1 октомври. Няма магия за тези дати - те просто са възникнали по конвенция.
Това, което ще откриете, обаче, е, че винаги ще бъдете помолени да плащате наем един месец или три месеца предварително, което води до предплатена ситуация за наем. Банките и ипотечните заемодатели обикновено настояват, че наемодателите трябва да получават плащания за наеми преди ипотечното плащане за същия период; има по-голям шанс ипотечното плащане да бъде покрито от приходите от наем. Така че ще ви е трудно да откриете наемодател, който ще ви позволи да плащате наем.
В някои случаи можете да изберете предварително да платите повече от един наем. Например, може да предложите да плащате цената на наема за цяла година, за да осигурите определен имот, когато конкуренцията е ожесточена. Или пък може да се съгласите да платите предварително месечен наем в замяна на някой друг подсладител, като 10% отстъпка от наема. Всеки бизнес ще има свои собствени търговски драйвери за поставяне на плик с пари в брой на масата.
Единственото нещо, за което не можете да използвате предплатения наем, е да получите допълнителни данъчни облекчения. Като цяло, бизнесът ще претендира за приспадане през същата година, когато заплаща бизнес разходите. Така че, ако сте платили застрахователна премия от 2000 долара през 2018 г., бихте претендирали за приспадане през 2018 г. Сега си представете, че имате многогодишен застрахователен договор в размер на 2000 долара годишно. Ако искате, можете да платите премиите за 2018 и 2019 в същото време и да приспаднете плащането на 4 000 щ.д. през 2018 г. Това може да е благоприятно в зависимост от данъчната Ви ситуация. За съжаление предплатеният наем е изключение от приспадането, когато плащате правило. Ако през юни плащате $ 50,000 за годишен наем, можете да приспаднете само седем месеца от този наем на 31 декември.
Примери за разходи за наем
Една важна характеристика на търговския лизинг е, че наемът рядко остава последователен през срока на лизинга. Повечето предприятия подписват договори за наем с пет или десет години, с разпоредба, че наемът ще се увеличава ежегодно, или като увеличение с фиксиран процент, или в съответствие с инфлацията. Вместо да се отчитат променливите плащания на наеми, обикновено се посочват разходите за наем на компанията като постоянна сума от месец на месец. Това е известно като линеен метод на счетоводство.
Например, да предположим, че компанията XYZ подписва едногодишен лизинг, който да започне на 1 януари. Наемът е 2000 долара на месец за първите шест месеца. След това наемът е 2500 долара на месец. Използвайки линеен метод, XYZ ще изчисли средната стойност на наемите за целия срок на лизинга. В този пример наемът е шест месеца при $ 2 000 и шест месеца при $ 2,500 или общо $ 27,000. Разделете тази сума с 12-месечния срок на лизинг и получавате средно заплащане от $ 2,250 на месец. Дружеството записва този разход за наем на месечния отчет за доходите.
Разбира се, данните за разходите за наем не съвпадат с реалността. През първите шест месеца XYZ плаща по $ 250 по-малко от записания разход за наем всеки месец. През вторите шест месеца плащат още $ 250. За да съгласува тези различия, компанията трябва да използва отсрочен акаунт за разход за наем.
Много просто, XYZ Company ще добави $ 250 на месец към отсрочените сметки за наеми от януари до юни, след което ще приспадне $ 250 от отсрочените сметки за наеми от юли до декември. През декември сметката ще покаже нулев баланс. Използването на разсрочен акаунт за разходи за наем гарантира, че дружеството XYZ отчита разходите за наеми в съответствие с правилата на линейния ред, като в същото време улавя действителните пари в брой под наем, които се изплащат в отчета за доходите.
Счетоводство за предплатени наемни разходи
Предплатеният наем се показва като текущ актив в баланса на дружеството. Всеки път, когато фирмата плаща авансово, тя трябва да дебитира сметката за текущите активи за сумата на авансовото плащане на наема, след което да впише едновременно кредитно записване в касовата сметка. Така че, ако компанията XYZ плати авансово целия годишен наем от 27 000 долара, той ще дебитира текущите предплатени активи за $ 27 000 и пари в брой за $ 27,000.
Компанията XYZ трябва след това да направи коригиращ запис за отчитане на частта от предплатения наем, който използва за всеки месец. Той прави това чрез прехвърляне на предплатените разходи към отчета за доходите за периода, през който дружеството изразходва наема. Така че, по време на всеки месец от 12-месечния лизинг, той ще признае (дебитира) разход за наем от $ 2,250 и ще изтегли (кредитира) предплатения актив със същата сума. Това накрая начислява предплащането на разходите.
В обобщение, когато става въпрос за авансови плащания за наем, съхранявайте предплатения наем като актив в баланса до месеца, в който се използва наемът. След това ще я таксувате за сметка. Ако забравите да преместите авансовото плащане в сметката за разходи за наеми през месеца, за който се отнася наемът, финансовите ви отчети ще надхвърлят сведенията за актива и ще отчитат по-малко разходите. От съществено значение е да следите предплатената секция за наем на сметката на текущите активи и да актуализирате списъка, преди да затворите книгите в края на всеки месец.
