Четирите комуникационни компонента са кодиране, декодиране, предавателна среда и обратна връзка. Подателят на лично или служебно комуникационно съобщение кодира и предава чрез един или повече носители към приемника, който го декодира и отговаря чрез предоставяне на обратна връзка. В бизнеса ефективните комуникации получават сделки, позволяват на мениджърите да мотивират своите служители и помагат на компаниите да взаимодействат със заинтересованите страни. Лошите комуникации могат да доведат до нисък морал, загуба на производителност и липса на доверие.
Encoding
Първият комуникационен компонент е кодиране, което е превод на идеи и понятия в символи и жестове. Подателят започва с решението на съобщението, което трябва да бъде предадено. Добрите идеи често се губят, ако процесът на кодиране е неуспешен. Например разговорите, преплетени с неподходящи факти и заплетена логика, могат да направят невъзможно да има ясен и продуктивен диалог по фактите, според професор Джон П. Котер и професор от Университета на Британска Колумбия Лорн Уайтхед. Измамни комуникационни стратегии, като например страх от страх, могат да създадат безпокойство за въображаеми рискове, които също могат да превърнат хората в добра идея. Бизнес авторът Теодор Кини пише в Harvard Business School Work Knowledge, че силата на комуникациите може да бъде увеличена чрез тълкуване на фактите, а не просто рецитиране, и чрез използване на емоции и символи за разширяване на съобщенията и незабавно свързване със служителите.
среда
Кодираното съобщение се предава чрез среда или канал. Двете основни категории бизнес канали са устни и писмени. Устните комуникации могат да се извършват по телефона или чрез интернет-базирани технологии като виртуална телеконферентна връзка и уебкаст. Писмената комуникация включва доклади и бележки на традиционните хартиени медии или на електронни медии. Устните канали са по-бързи, тъй като подателят и получателят могат да използват вербални и невербални сигнали за предаване на съобщения и предоставяне на отговори почти мигновено. Ето защо мениджърите пътуват по целия свят, за да сключат бизнес сделки, тъй като установяването на личен контакт и доверие може да бъде трудно чрез използване на имейли и виртуални срещи.
Decoding
Декодирането е задача на получателя на съобщението. Тя включва тълкуване на вербалните и невербалните съобщения, предавани от изпращача. За успешна бизнес комуникация процесите на кодиране и декодиране трябва да бъдат синхронизирани. Това изисква доверие между получателя и подателя. Културните различия често играят роля в изграждането на това доверие, особено в интерпретацията на невербалните комуникации. Например посочването с пръст е приемливо в Северна Америка, но се счита за грубо в много части на Азия.
Обратна връзка
Обратната връзка е последната стъпка в процеса на комуникация, при която получателят отговаря на съобщението на изпращача. Този сигнал може да бъде вербален - например, "Да, мисля, че е отлична идея" - или невербална, като въздишка или дълга пауза, за да покаже несъгласие. Обратната връзка позволява на подателя да предприеме коригиращи действия, като препредаде или преформулира погрешно разбрано съобщение. Въпреки това обратната връзка трябва да бъде предоставена бързо, защото забавянето може да убие бизнес идеите и да доведе до загубени бизнес възможности.
