Създаването на бюджет помага на организацията да разпредели ресурсите си за следващия фискален период. Тъй като организацията изплаща средствата, тя проследява изплащанията си на сумите, които е бюджетирала и коригира бюджета, за да посрещне неочаквани разходи. Включването на ръководителите в процеса на бюджетиране помага на мениджърите да разберат финансовите операции на бизнеса и ги прави отговорни за разходите на своя отдел. Бюджетът на договорените покупки е само един от подходите за изготвяне на бюджет, като по този начин съществуват множество силни и слаби страни на бюджетирането.
Цел на системата за бюджетна линия
Системата за бюджетиране на договорени покупки служи за няколко цели. Първо, тя помага на бизнеса да разбере дали доходът му е достатъчен за покриване на разходите му. Второ, бюджетът за договорени покупки улеснява проверката, когато една единица превишава бюджета или е в бюджета. Например, ако дадена компания подозира, че разходите за материалите й излизат извън контрол, тя може да обърне специално внимание на този елемент и да сравни различията във времето. И накрая, бюджетът за договорена покупка помага на финансовите мениджъри да получат информация за това кои подробни разходи се включват във всяка от основните функции на даден бизнес; това е важно, за да се определи дали един отдел се представя по-зле от други.
Предимства на бюджетите за единични позиции
Бюджетът на договорената покупка е лесен за подготовка и мониторинг. Всяка организационна единица определя своите разходи и разпределя точна сума за всеки разход. Мениджърите използват бюджета от последния фискален период, за да създадат бюджет за следващия фискален период и да коригират разходите, за да отчитат цикличните различия, сезонните различия и инфлацията.
С течение на времето, използването на бюджети за договорени покупки създава ценна статистическа информация това показва тенденции и възможности за спестяване на пари. Например търговците на дребно, които имат по-високи разходи за труд по време на зимните ваканционни месеци, могат да използват данни от бюджетите на статиите, за да намерят начини за намаляване на разходите за труд в по-малко натоварени периоди от годината.
Недостатъци на бюджетите за единични позиции
Недостатъците на бюджета на статията показват, че това не е непременно най-добрият бюджетен модел. Например този тип бюджет не доказва възвръщаемостта на инвестициите, Разходите за договорени покупки, които нарастват с течение на времето, може да изглеждат прекомерни и да предизвикат внимателно проучване, когато всъщност един мениджър може да оправдае увеличението за елемента, като посочи увеличаване на приходите или увеличаване на ефективността. От друга страна, ако фирмата забележи, че разходите й се увеличават, а приходите не, това може да означава истинска проблемна област.
Освен това, коригирането на отделните позиции в бюджета също може насърчаване на неефективното микроуправление, Обвързването на бюджета с информацията за изпълнението и приходите може да намали тези недостатъци.
Алтернативни бюджетни системи
Една организация може да реши да разгледа алтернативи на бюджетирането на договорени покупки. Бюджетирането на изпълнението, например, е полезен модел за рутинни процеси, които са лесни за измерване, като например плащане на фактури. Друга алтернатива е нулевото бюджетиране. Този подход започва от нулата през всеки фискален период. Вместо да извършва автоматично бюджетна позиция, ръководството трябва да предостави обосновка за всяка позиция, преди да я добави към бюджета, дори ако предишният бюджет е включил позицията. Бюджетирането на базата на нула е полезно за идентифициране и елиминиране на остарели разходи.
