Отварянето на хартия е важна стъпка за бизнес, който иска да участва в „зелен“ живот. Според оценките на EPA, американците използват около 99 милиона тона хартия годишно, а хартията представлява 34 процента от отпадъците в тази страна. Ако изпращате сметки и други съобщения на клиентите си редовно чрез пощата, трябва да ги уведомите предварително за намерението си да отидете без хартия.
Изяснете и определете сроковете си за безхартиен, както и всички изисквания, които клиентът трябва да изпълни, за да получат хартиени сметки. Например, в много случаи може да се наложи да получите разрешението на клиента да спрете да изпращате хартиени извлечения по пощата, преди да го прехвърлите на безхартиено фактуриране.
Променете условията на споразумението, ако е необходимо, за да включите актуализацията за безхартиено фактуриране. Включете информация дали това е по избор или се изисква за клиентите, които вървят напред.
Създайте вашето съобщение за уведомяване заедно с ясни инструкции за това, как клиентът може да потвърди получаването на вашата информация относно фактурирането без хартия. Например в допълнение към известието, посочващо активната дата за безхартиено фактуриране, може да включите и уебсайт или телефонна линия за „включване“.
Включете известие за решението си да отидете без хартия в раздела за съобщения на последните си хартиени сметки на клиента. Маркирайте областта в цвят или шрифт, който се откроява, за да привлече вниманието му. Не забравяйте да включите и актуализираните термини с тези писма.
Изпратете отделна "напомняща" пощенска картичка на клиентите, съдържаща съобщението за вашето намерение да спрете да изпращате пощенски сметки.
Изпратете имейл до списъка на клиентите си, за да ги информирате за решението си за плащане без хартия. В този случай можете директно да свържете клиента с уебсайта си, за да направите избор за избор, ако е необходимо.
Съвети
-
Обяснете някои от предимствата на безхартиената комуникация с клиента.
Консултирайте се с адвокат, преди да преминете към безхартиено плащане, за да се уверите, че спазвате всички държавни и федерални закони.
