Точното изложение на работата е от ключово значение за установяването на успешна връзка между вашия бизнес и изпълнител на поддръжката. Определянето на ясни сервизни очаквания преди започването на оферирането може да ви помогне да избегнете недоразумения, които са най-честата причина за неуспехите при поддръжката на поддръжката, според уебсайта на FacilitiesNet. След като имате печеливша оферта, договаряйте условия и пишете ясен, добре дефиниран договор за поддръжка.
Изисквания за сервизно обслужване
Заменете традиционните споразумения на ниво услуги, основани на въвеждане, видяни в повечето договори за услуги с изисквания за поддръжка, основани на резултатите. За разлика от споразуменията на ниво услуги, които обикновено включват списъци на задачи и материали, изискванията за поддръжка определят както резултатите, така и ключовите показатели за изпълнение, но позволяват на изпълнителя да определи какви стъпки и материали са необходими за постигане на целта. Изискванията, основани на резултатите, са особено важни, ако аутсорсирате услуги или услуги по поддръжка на оборудването, защото нямате вътрешни познания или умения.
Параметри на договора
Определете параметри, които позволяват ефективно администриране на договорите. Например, включете клауза, дефинираща система за работен ред, която да гарантира, че персоналът по поддръжката не приема заявки за поддръжка директно от служителите и също така осигурява начин за наблюдение на работата на изпълнителя и спешни или спешни искания за поддръжка. Включете клауза, която уточнява кой е отговорен за предоставянето - и заплащането - на инструментите и консумативите, необходими за извършване на поддръжката.
Дайте приоритет на спешните ситуации и времената за реакция
Да се обърне внимание на извънредните ситуации при поддръжката чрез включване на изискване за денонощно повикване и приоритизиране на времето за отговор след часовете в зависимост от степента на спешност. В зависимост от изискванията за сервизно обслужване, можете да зададете очаквания само за едно денонощие по време на дежурство или такива, които изискват изпълнителят да бъде на разположение 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата, 365 дни в годината. Приоритизирайте повикванията след неработни часове като рутинни, спешни или спешни и задайте време за отговор за спешни и аварийни повиквания за поддръжка. Например, категоризирайте неправилно функциониращата климатична инсталация като спешна и изисквайте персонала по поддръжката на повикване да бъде на място и да работи по ремонта в рамките на два часа.
Опишете модел на плащане
Вземете решение за структурата на плащане, която работи за вас и изпълнителя. Комбинацията от фиксирани и променливи плащания работи добре за повечето договори за поддръжка. Използвайте модел на плащане с фиксирана такса за рутинна поддръжка, дежурство и променлив модел на плащане за спешни и спешни повиквания при дежурства и извънредни часове. Например, увеличете плащането на фиксирана такса с 10% за спешни повиквания след изтичане на часа и 20% за спешни повиквания. Включете модел за възстановяване на разходите, ако възнамерявате да възстановите на изпълнителя всички или част от инструментите и доставките, които той предоставя.
