Висшето ръководство на компанията създава финансови контроли и процедури за предотвратяване на оперативни загуби, произтичащи от измами, кражби или счетоводни грешки. Тези контроли или процедури трябва да бъдат адекватни и функционални, за да съответстват на регулаторните изисквания, професионалните стандарти и практиките в индустрията. Контролът върху финансовото счетоводство и отчитане включва функции и дейности на главната книга.
Запис на активи
Един актив е икономически ресурс, който фирмата притежава. Примери за това са вземания, парични средства и материални запаси (краткосрочни активи) или имоти, машини и съоръжения (дългосрочни активи). Счетоводителят дебитира сметка на актив, за да увеличи размера му и да го кредитира, за да намали салдото по сметката. Той също така записва активи в баланса, иначе известен като отчет за финансовото състояние.
Записване на отговорност
Задължение или дълг е заем, който кредитополучателят трябва да изплати, когато бъде дължимо. Може да е и финансово обещание, че една компания трябва да изпълни своевременно. Стажант-счетоводител кредитира сметка за задължения, за да увеличи размера си и да я дебитира, за да намали салдото по сметката. Тя също така записва задължения в отчета за финансовото състояние на компанията.
Записване на приходи
Приходите са приходи, които фирмата генерира чрез продажба на стоки или предоставяне на услуги. Счетоводителят дебитира сметка за приходи, за да намали сумата и да я кредитира, за да увеличи салдото по сметката. Той също така записва приходите в отчета за печалбата и загубата, наричан още отчет за приходите.
Запис на разходите
Разход е разход или такса, която дадена организация понася при продажбата на стоки или предоставянето на услуги. Примерите включват разходите за продадени стоки и заплати. Счетоводителят осчетоводява разходна сметка, за да увеличи размера й и да я кредитира, за да намали салдото по сметката. Тя също така записва разходни позиции в отчета за доходите.
Отчитане на дъщерната книга
Докладите от помощния регистър помагат на ръководителя на отдела да прегледа оперативните резултати на дадена бизнес единица или група клиенти и как това въздействие влияе върху общите печалби на корпорацията. Например, мениджърът на счетоводството може да прегледа дъщерната книга за вземанията по сметките, за да идентифицира основните клиенти на корпорацията и какъв процент те държат в общите суми на вземанията на фирмата.
Отчитане на Главна книга
Отчетите от главната книга помагат на висшето ръководство да оцени финансовата стабилност на компанията и потенциала за печалба. Тези отчети включват счетоводен баланс, отчет за печалбата и загубата, отчет за паричните потоци и отчет за неразпределената печалба (иначе известен като отчет за собствения капитал). Регулаторите, като например Комисията по ценни книжа и борси на САЩ, изискват от дружеството да изготви всички четири резюмета на данни при отчитане на финансовата информация.
Анализ на данните от книгата
Ръководители на отдели и ръководители на сегменти анализират данните от регистъра за откриване на оперативни тенденции и показатели за бизнес изпълнение. Оперативна тенденция може да бъде брутна печалба или продажби минус цената на продадените стоки, разделена на общите приходи. Показател за бизнес ефективност може да бъде възвръщаемостта на собствения капитал или нетната печалба, разделена на собствения капитал.
