Отчетите за предаване са основен инструмент, използван от изходящия служител, за да информира за наемане на минала работа и какво трябва да се случи, за да се осигури безпроблемен преход на служителите. Този тип доклад може да се използва по няколко различни начина. Тя може да включва информация за проста смяна на смените или за постоянен заместник. Докладът трябва да включва цялата съществена информация, която лицето, което поема, трябва да знае, за да се гарантира, че след излизане от позицията ви няма да възникнат ненужни и непредвидени проблеми.
Изготвяне на доклад за предаване на служител
Преди да започнете да съставяте предавателната си бележка, направете списък на цялата информация, която ще трябва да знаете. Помислете какво правите ежедневно, както и нещата, които правите седмично, месечно или годишно. Включете информация, различна от основните ви отговорности и задължения, като важни контакти, протокол, верига на командване, пароли, ключове, важни дати, програми за обучение и всяка друга специфична за работата информация.
Помислете за сроковете и приоритетите
Когато почувствате, че списъкът ви е завършен, започнете да разделяте списъка по приоритети, честота, вид информация и последователност. Избройте текущите проекти, датите или часовете, в които са започнали, как трябва да напредват и очакваната дата или час на приключване. Входящият служител трябва да знае кои задачи трябва да си дадат приоритет след предаването.
Започнете с ключовите цели
Започнете, като напишете обобщение на целите за позицията - вашата и фирмата - така че вашият заместник да знае къде трябва да започне. Това, което следва, зависи от целта на доклада. Например, за отчета за предаване на смяната на промените, ще започнете с това, което е започнало във вашата смяна и трябва да бъде завършено до следващия. Също така обърнете внимание на изпълнените задачи, така че входящата промяна не дублира това, което сте направили. За нов, постоянен служител, напишете списък на краткосрочните и дългосрочните проекти, по които работите в момента, както и забележителни проекти, които сте изпълнили в миналото. Включете всички дати и крайни срокове, които новият човек трябва да знае.
Добавете съвети и ресурси
Също така е полезно да се включат съвети за успешно завършване на задачите. Например, можете да направите подробна директория за местоположението на специфични за задачите документи и елементи за Вашата подмяна, както и да посочите информация за контакт за хората, свързани с конкретната работа. Ако е възможно, включете начини за подобряване на производителността и работата. Това ще даде на заместника ви инструментите, за да продължите с това, което сте започнали без прекъсване на процеса и увеличавате вероятността за успешен резултат.
Използвайте шаблон
За да опростите процеса на изготвяне на доклад за предаване на служител, създайте отчета си с помощта на офис компютърна програма. Използвайте съществуващ шаблон за доклад на предаване или създайте свой собствен базиран на елементи, специфични за заданието - въвеждането на шаблон за предаване на доклада в търсачката трябва да връща много примери. И не забравяйте да прегледате доклада за предаването, преди да излезете от позицията си, за да сте сигурни, че цялата подходяща информация е достъпна за новия служител.
