Валидирането на фактурите е необходимо за всеки бизнес; то включва кръстосана проверка на получените или начислени такси с платени или получени суми.Повечето счетоводни системи са автоматизирани, но има моменти, когато може да се наложи ръчно да се валидират фактурите. Малките предприятия могат ръчно да валидират всички фактури, които работят, докато съществува система от проверки и баланси, които да ограничат нечестността на служителите.
Входящи фактури
Един служител трябва да състави фактури при пристигането им, да ги разделя от продавача и да ги удостовери лично или да ги препрати на служителя, отговарящ за индивидуалната сметка. Дали дадена фактура е валидна зависи от няколко фактора, затова е важно всеки да завърши на правилното място. След това служителят трябва да провери всяка позиция, да запише сметката и да препрати фактурата за плащане. Лицата, които отговарят за валидирането на фактурите, никога не трябва да имат достъп до средства за плащане.
Изходящи фактури
Всички изходящи фактури трябва да бъдат проверени за точност преди изпращане. Докато едно лице или отдел може да бъде отговорно за въвеждането на позиции, включително такси за продажби и услуги, разпределени разходи за труд и всякакви материали и консумативи, използвани за определена работа. Всяка фактура трябва да бъде проверена със съответната клиентска сметка, за да се повиши удовлетвореността на клиентите чрез точно фактуриране и да се намалят разходите за труд, причинени от корекциите на фактурите.
Плащания
След като фактурите са валидирани, те се прехвърлят на физическо лице или отдел за обработка на плащания. Абсолютно важно е лицето, което отговаря за валидирането на фактури, да няма достъп до средствата за плащане. Тази система от проверки и баланси гарантира, че служителите нямат възможност да изградят чекове, да платят несъществуващи или фалшифицирани фактури или да извършват други нечестни практики.
Изявления
Когато отчетите пристигат или се изпращат, те трябва да бъдат проверени с всеки клиент или фактура на доставчика, за да се гарантира точността. Предприятията, които работят строго ръчно, трябва да въведат ефективна система за архивиране; всички фактури трябва да бъдат копирани, ако е необходимо и подадени под името на клиента или доставчика. Когато пристигат отчети, отделен индивид или отдел трябва да провери дали всяка такса и плащане се появяват точно в декларацията. Разделянето на отдела за валидиране на извлечения от отдела за фактуриране и плащане осигурява по-голяма точност и обезсърчава нечестното поведение.
