Бюджетна заявка е бизнес писмо, което търси средства за разходи и експлоатационни разходи за проект или отдел в организацията. По-малко формално, отколкото традиционно бизнес предложение, това искане все още трябва да се придържа към строги правила за писане на бизнес и да предостави на читателя задълбочено разбиране на проекта, докато отговаря на всички въпроси, които могат да възникнат.
Елементи, от които се нуждаете
-
Подробен бюджет
-
Информация за контакт с аудиторията
-
Поддържаща документация
Намерете правилния човек, който наблюдава бюджетните изисквания за конкретния ви проект. В рамките на всяка организация може да има няколко различни лица, които контролират разходите и бюджетните съображения. Отделете време да проучите внимателно аудиторията си. Уверете се, че сте получили правилната информация за правописа и контакт.
Осигурете исторически контекст на проекта. Това трябва да включва опит от минали години с подобни проекти, предишни бюджети или разходни планове, както и успехите, постигнати от предишните усилия. Включете всички скорошни тенденции, които могат да повлияят на успеха или провала на проекта.
Посочете целта на настоящата бюджетна заявка и представете подробни планове. Включете как ще бъдат разпределени парите и какви разходи ще бъдат покрити. Например, ако бюджетът ще бъде изразходван за персонал и доставки, отбележете какъв процент от бюджета ще бъде разпределен за всяко изискване. Обърнете се към всички въпроси, които един разумен човек може да зададе предварително във връзка с проекта, за да избегнете закъснения в одобрението или официално отхвърляне на искането.
Приложете подробен бюджет за разходите по проекта или отдела. Това ще даде на оценяващия индивид точните цифри за проекта. Подобно на стандартен бюджет, този раздел трябва да включва точни позиции за всеки необходим разход. Ако няма точни цифри, ще бъде необходимо да се направи оценка на общите разходи за тази договорена покупка.
Затворете искането, като обобщите важните подробности. Това обикновено може да се направи в рамките на един или два параграфа. След това включете вашето име и информация за контакт. Предложете последваща среща за допълнително обсъждане на искането за финансиране.
Съвети
-
Бизнес писането винаги трябва да бъде чисто и сбито. Осигурете достатъчно информация, за да представите валиден аргумент за заявката си, но не се опитвайте да преоразмерите с пух. Не забравяйте, че вашият читател ще има много проекти за преглед. Не си губете времето с незначителни подробности.
Внимание
Бъдете внимателни, когато оценявате бъдещите разходи. Прогнозирането на твърде малко за дадена договорена покупка може да доведе до значително намаляване на бюджета Ви под действително необходимото. Прекаленото оценяване може да доведе до това бюджетът Ви да се счита за неразумен и да бъде отхвърлен.
