Отчетите са най-разпространеният метод за разпръскване на информация в света на бизнеса. Фактическите доклади анализират и описват ситуация и включват голямо количество точни данни. Успешните автори на докладите знаят, че писането на доклада е само краят на процеса. Те планират доклада си, разбират целта му и кой ще го прочете, и решават какво да вкарат в него и как да го организират ефективно. Ефективно изготвеният и добре представен фактически доклад е резултат от внимателно планиран процес.
Идентифицирайте читателя и задайте цели
Помислете за знанието на читателя
Помислете за това, което читателят вече знае. Общите проблеми във фактическите доклади надценяват и подценяват знанията на читателите. Лесно е да смажеш хората с жаргон или да ги носиш с опростена информация. Опитайте се да разберете колко вашите читатели вече знаят и общуват на подходящото ниво на познание.
Разберете интересите на вашия читател
Помислете за позицията на читателя. Читателят може да има специални интереси, харесвания или антипатии. Разберете какво наистина иска вашият читател. Донесете доклад, който ще се хареса на техните нагласи или може да не се чете. Обмислете дали лицето, което чете доклада, ще прави това въз основа на предварително замислени идеи за съдържанието.
Решете какво трябва да знае читателят
Решете какво фактическо знание е необходимо на читателя. Обмислете степента, до която трябва да дадете основна информация или да определите технически термини.
Помислете за желаните факти
Вижте какви факти читателят иска да научи. Помислете как фактическите данни, които представяте, ще постигнат това. Понякога процесът може да покаже, че докладът изобщо не е необходим или че целта най-добре може да бъде постигната по друг начин.
Материали, структура и стил
Изберете Материал Внимателно
Изберете внимателно вашия материал. Дръжте го просто и обосновете заключенията си. Опростете колкото е възможно повече. Изхвърлете външния материал и се съсредоточете върху същественото. Обосновете заключенията си с факти и заявете къде сте ги намерили. Изградете фактите в логичен и последователен случай, за да може вашият читател да стигне до същите заключения.
Планирайте структурата на доклада
Планирайте структурата на доклада. Фактите трябва да са набор от насоки, които да изведат читателя до вашето заключение. Започнете с разделяне на отчета на основни раздели. Всеки обект може да бъде разделен по този начин. Тези подразделения може да се превърнат в заглавията в доклада ви.
Направете списък под всяко заглавие на всички точки, които искате да покажете, и обърнете внимание на информацията, която ще ви е необходима, за да ги подкрепите. Подредете точките в логическа последователност, която отговаря на вашите цели.
Приложете подходящ стил
Приложете подходящ стил. Въпреки че докладите следват стриктни правила, има място за личен стил. Ефективните доклади използват процес на изготвяне и преработване. Изберете терминология, позната на вашия читател. Техническите термини са полезни за колегите специалисти, но ще объркват другите.
Използвайте подходящи техники за представяне
Използвайте подходящи техники за представяне. Отчетите съдържат таблици, графики, диаграми или други диаграми за представяне на данни.
Следвайте конвенциите за писане на отчети
Подгответе заглавна страница
Подгответе заглавна страница. Това обикновено съдържа заглавието, субтитрите, датата, името на автора и позицията в компанията. В него се посочва и кой получава фактическия доклад. То може също така да съдържа референтен номер или друга форма на класификация.
Напишете резюме
Напишете резюме. Това е особено необходимо, ако докладът е дълъг. Тя дава на заетите хора същността на доклада, без да се налага да четат всичко. Атрактивно резюме може да мотивира хората да прочетат целия доклад.
Включете страница със съдържание
Включете страница със съдържанието. Това е отделна страница, на която са изброени основните раздели или глави, подраздели и приложения. Той също така дава номера на страниците и трябва да посочва връзката между секциите.
Напишете Въведение
Използвайте въведение, за да обясните целта на фактическия доклад. Това дава основна информация и обяснява защо е необходимо. Във въведението се посочва целта на доклада, хората, за които е написано, и неговия обхват.
Организирайте текста на доклада
Организирайте тялото на доклада. Това съдържа вашите подробни факти и констатации, показва как са пристигнали и показва заключенията, които сте направили. Предайте заключенията си. Обобщете основните фактически моменти от Вашия доклад и предложите разгледана присъда за тях.
Съвети
-
Опитайте се да получите копия от други доклади, написани за целевата аудитория. Това ще ви даде ясна представа какво се очаква от вас.
