Управлението на запасите е процес, който фирмите използват, за да поръчват, получават, отчитат и управляват различните продукти, продавани на потребителите. Собствениците и мениджърите на бизнеса се фокусират върху тази дейност, тъй като рекламните места обикновено представляват втория по големина разход в компания, която е в списъка на заплатите. Политиките и процедурите помагат на компаниите активно да управляват различните продукти в своите съоръжения. Докато съществуват стандартни политики и процедури за управление на запасите, собствениците и мениджърите имат известна свобода да разработват стандарти за собствените си компании.
Доставяне
Поръчката е процесът на закупуване, който хората трябва да използват, за да поръчват и получават инвентар. Компаниите обикновено изискват от хората да имат поръчка за покупка с разрешение на мениджъра, преди да поръчат инвентар. Ръководителят по снабдяването е отговорен за преразглеждането на поръчката за покупка, за да се увери, че включва разрешение и друга информация, свързана с цената на закупените артикули. Докато по-големите организации могат да наемат лица, които да работят в отдела за обществени поръчки, по-малките компании често имат собственика на бизнеса да изпълнява тази функция.
Оценка на запасите
Оценяването на материалните запаси е политиката, в която първоначално се продават запасите и се премахва от счетоводната книга. Методите включват първо влизане, първо излизане (FIFO), последно влизане, първо излизане (LIFO) и метод на средно претеглени стойности. FIFO изисква от компаниите първо да продават по-стари запаси, оставяйки по-скъпите си запаси в главната книга и увеличавайки брутната печалба на компанията през отчетния период. LIFO е обратното на FIFO; следователно има обратни ефекти в счетоводната книга. Методът на среднопретеглената средна стойност не изисква по-старите рекламни места да се продават първо, тъй като разходите за запасите се преизчисляват всеки път, когато фирмата закупи рекламни места.
Счетоводна система за инвентаризация
Счетоводна система за инвентаризация е специфичните процедури, които дружеството използва, за да актуализира своята счетоводна книга. Двата вида системи са периодични и постоянни. Периодичните системи започват с начален баланс и записват покупки, продажби или корекции само на месечна, тримесечна или годишна база. Вечната система започва с началния баланс на наличностите и актуализира запасите след всяка покупка, продажби или коригиране на инвентара. Компаниите създават своите политики в зависимост от бизнес моделите си.
Физически контроли
Физическите контроли се отнасят до това как фирмата съхранява и брои инвентарните позиции. Съхранението е важно, защото компаниите трябва да пазят инвентара си от загуба, кражба и злоупотреба на служители. Това може да включва ограничаване на достъпа, заключване на ценни продукти и използване на устройства за проследяване на продукти. Собствениците на фирми и мениджърите трябва също да използват периодични преброявания, за да проверят броя на наличните елементи. Цикълът на цикъла - броене на определен брой елементи всеки ден или седмица - и годишните инвентаризации са най-често срещаните методи за физическо преброяване в бизнес средата.
