От коридорите и класните стаи на висшето образование до бордните зали на корпоративна Америка, декларационните писма служат за безброй цели в сферата на комуникацията. Както подсказва името му, писмото декларира нещо. То също може да се разглежда като изложение на факти, обявление или разяснение. Понякога проблемът е спорен или пари или репутация са изложени на риск. По някаква причина пишете писмо за декларация за вашата организация, възприемате разумен и логичен тон, поддържайте фокуса си и поддържайте писмото кратко и сбито.
Посочете целта на декларацията
Посочете целта си в писмена форма на декларацията. Например, кажете, че пишете писмо с декларация до служителите си, за да обявите стартирането на нов продукт или услуга. Не губете време да стигнете до въпроса: „Пиша да обявя, че след четири години интензивно проучване и проучвания, ABC Vitamin Company ще пусне нова храносмилателна добавка, наречена Quell, на 17 февруари.“
Попълнете подробностите
Посочете други подробности от декларацията. В този пример може да пожелаете да включите колко ще струва добавката и къде ще бъде продадена.
График време за отговор на въпроси
Очаквайте нуждите на вашата аудитория - в този случай, вашите служители. Те ще искат да знаят как декларацията - стартирането на продукта - ги засяга. Вместо да намалите писмото си с подробности, може да пожелаете да свикате среща, за да разкриете продукта и да отговорите на въпроси. Посочете часа и датата на такава среща в писмото си и посочете дали посещаването е незадължително или задължително.
Затворете декларацията
Затворете писмото си за декларация на ловка бележка, като вземете предвид вашата корпоративна култура и текущата динамика. Може би искате да посочите напред, като предвидите прогноза за това какво може да означава декларацията - стартирането на продукта - за вашата компания. Може да отправите призив за действие или стъпките, които очаквате служителите да предприемат поради декларацията. Или, ако усещате съпротива на хоризонта, изразете надеждата, че вашата организация ще се събере заедно, за да направи източника на декларацията успешен.
Завършете нещата, като благодарите на получателите за времето им. Препращайте междинни въпроси към техния непосредствен ръководител или още по-добре, директно към вас, за да подкрепите духа на сътрудничество.
Направете цялостна корекция
Декларацията за декларация за интерес често става част от историята на компанията - и може да бъде публикувана на уебсайта за външни лица. Като такава, тя трябва да бъде източник на гордост и решителност. Дайте си време да коригирате, редактирате и ревизирате писмото на декларацията. Помолете доверен колега или довереник да прегледа вашето писмо и да покани техните коментари и конструктивна критика. Направете декларацията си пример, за да вдъхновите другите.
