Поддържането на паричен фонд е 90%. Останалите 10% контролират кой има достъп до фондовете. Без значение какъв тип бизнес сте и без значение какво използвате за дребни пари, следвайки тези два принципа, заедно с някои прости процедури за бюджетиране ще запазите баланса на вашия дребен паричен фонд.
Файл доказателство за всички покупки
Когато управлявате фонд за дребни каси, първото нещо, което трябва да направите, е да създадете ефективна и функционална система за водене на отчетност. Трябва да получавате разписки и фактури за всяка отделна сделка, при която се използват дребни пари и да се правят копия от тях. Това гарантира, че имате два отделни файла, в случай че загубите разписка. Не просто зареждайте касовите бележки в папка, а ги зареждайте хронологично и обмисляйте поставянето на квитанциите в отделни папки за всеки месец.
Установете приемливи употреби за дребни пари
Не използвайте безразборно. Трябва да имате конкретни указания за това, което можете да използвате за пари и за това, което не можете. Например закупуването на алкохол със средства обикновено е неприемлива употреба, дори ако алкохолът е за бизнес спонсорирано социално събитие. За да защитите себе си и всеки друг с достъп до паричните средства, трябва да имате писмени правила за приемливите разходи.
Контролен достъп
Винаги дръжте вашия дребен паричен фонд затворен. Можете да го държите в нещо от чекмедже до гардероб до сейф, но избягвайте да го държите в преносими кутии или други контейнери за съхранение, които могат да бъдат преместени или отнесени лесно. Не давайте ключове или комбинации на повече от няколко души. В идеалния случай трябва да дадете ключ на един или двама души и някой друг да попита тези ключовици за всякакви парични средства, от които се нуждаят.
Извършвайте периодични одити
За да сте сигурни, че вашите дребни пари се използват правилно, извършвайте периодични одити. Ефективните одити са необявени и целта е да се провери на случаен принцип документацията, счетоводните процедури и контрола на вашия фонд за дребни каси. Без одити, дребните парични средства могат да бъдат склонни към злоупотреба или лошо управление. Най-простият начин за извършване на одит е да има мениджър, който няма достъп до касата във фонда на всеки няколко седмици.
