Компютъризираните счетоводни системи станаха толкова обичайни, че едва ли има смисъл да си представяме съвременни алтернативи, основани единствено на ръкописни книги и машини за добавяне на стари училища. Но е лесно да се прекалено зависи от компютъризираното счетоводство. Преди да се потопите по-дълбоко в технологичните решения, помислете за потенциалните капани, които позволяват на машината и софтуерната програма да съхраняват всичките ви данни и да изчисляват важни числени отношения.
Качество на информацията
Качеството на информацията, която предоставя компютърната счетоводна система, зависи от качеството на информацията, която въвеждате. Можете да въведете всяка една чек, квитанция и фактура в QuickBooks, но ако не сте настроили профила си в QuickBooks, за да отразявате точно тънкостите на вашия бизнес, усилията ви ще дадат само частична или неподходяща информация. Например, ако фирмата ви работи с няколко типа профили, като онлайн търговци на дребно, витрини и минохвъргачки и директни продажби на клиенти, счетоводните ви данни няма да бъдат особено значими, освен ако не следите тези категории поотделно.
Човешкият елемент
Въпреки че компютъризираните счетоводни системи използват технология за изчисляване на суми и съхраняване на информация, тези данни трябва да бъдат въведени от хората и тези хора трябва да бъдат обучени. Обучението на персонала по софтуерните програми може да бъде скъпо и знанията трябва да се актуализират редовно, тъй като компютърните счетоводни системи се променят, понякога всяка година. Грешките се случват на много етапи в кривата на обучението, а компютризирана система с формули, които се основават един на друг, вероятно ще образува привидно прости грешки, което прави източника на проблема още по-труден за намиране.
Разходи за технологии
На практика всеки аспект на компютърната счетоводна система е скъп. Компютрите са експоненциално по-скъпи от хартиените книги, а софтуерът, необходим за вашите счетоводни данни, добавя допълнителен разход, който често трябва да се подновява или актуализира ежегодно. Може също да се наложи да плащате средства за ремонт или да наемате специалисти за обучение, софтуер по поръчка или да разплитате особено сложни злополуки.
Сигурност и постоянство
Компютъризираните счетоводни системи са уязвими към проблемите на кибернетичната сигурност. Системите, базирани на облак, съхраняват информацията на фирмата ви отдалечено, където може да бъде хакнато. Вашата система може да е заразена с вирус, който унищожава или поврежда информация. Компютрите също се сриват периодично, така че, освен ако не сте особено усърдни по отношение на архивирането на файловете, може да загубите много работа. Така че, въпреки че компютъризираните счетоводни системи организират информация и правят изчисления бързо и ефективно, те могат да създадат фалшиво чувство за сигурност. Долната линия е, че те никога не могат напълно да се заемат с преки познания за системите или от първа ръка, запознати с детайлите на вашата операция.
