Според онлайн лабораторията за писане на университета Purdue (OWL), записките са написани, за да подчертаят или разрешат проблемите. Училището по бизнес в Университета на Северния Кентъки заявява, че записките трябва да съобщават много информация в ограничено пространство. Форматът на бележката зависи от компанията, целта на бележката и получателите на бележките. Вътрешните служебни бележки могат да предоставят информация, анализи и заключения, информация за работното време или инструкции за правилното използване на оборудването.
Елементи, от които се нуждаете
-
хартия
-
Перо и моливи
Научете основната цел и формата на бележката. Записите обикновено са вътрешни документи, използвани за съобщаване на персонала. Целите могат да включват напомняния за политиката, искания за действия, докладване за промяна или предоставяне на официално уведомление. Форматът на бележката включва заглавие, въведение, тяло, обобщение и затваряне. Приложенията са отбелязани в долната част на документа.
Определете целта на Вашата бележка и кои, ако има такива, ще бъдат включени прикачени файлове. Определете получателите на бележката. Често надзорниците и мениджърите получават копия от бележки и може да има изискване за включване на копие във файл. Определете какво ще каже бележката и съставете груб чертеж. Проверете политиката на компанията за използване на бланки, които са одобрени за бележки.
Попълнете заглавието, започвайки с „Дата“. Включете имената и заглавията на основните получатели в секцията „До“. Това може да бъде едно или повече лица, или може да посочва група хора, като всички мениджъри на сметки. Включете в секцията “cc” имената и заглавията на онези, които ще получат копия от бележката. Включете в секцията „От“ името и заглавието на лицето, което изпраща бележката. Включете в раздела „Тема“ кратко заглавие, описващо целта на бележката.
Включете уводен параграф, който обяснява целта на бележката, предоставя информация за целта и дава преглед на това, което ще последва в следващите параграфи. Включете сигнал за читателите, ако бележката съдържа политика или друга важна информация.
Включете информация в текста или основния текст на бележката, която разширява въвеждането и общия преглед. Например, осигурете предистория, водеща до промяна в политиката. Разделете и подредете параграфите според съдържанието. Използвайте кратки параграфи в бележката. Този раздел може да бъде един или два параграфа или няколко страници, в зависимост от целта на бележката.
Поставете резюмето и затварянето. Обобщението може да не е необходимо за бележки от една страница, но може да е полезно с дълги документи, съдържащи сложна информация или инструкции. Затворете, като благодарите на читателя и помогнете да отговорите на въпроси или да обясните съдържанието на бележката. При липса на обобщение, включете кратко резюме в последния параграф. Информирайте читателите, ако съдържанието на бележката е поверително.
Забележете в края на бележката списък с прикачени файлове, споменати в бележката. Използвайте думите „Прикачен“ или „Затворено“, за да обозначите списъка с прикачени файлове. Не включвайте прикачени файлове, които не са споменати в бележката.
Подпишете бележката. Авторите на бележки обикновено започват или подписват бележки в секцията за заглавие, до записа „От“. Официалната бележка може да изисква пълен подпис и дата в края на документа.
Съвети
-
Прегледайте копията на фирмените бележки, за да научите стила и форматирането. Попитайте дали е необходимо одобрение, за да изпратите бележка.Проверете всички фактически данни, преди да ги включите в бележката. Помолете някой да коригира Вашата бележка.
