Като ръководител на проекта, след като проектът приключи, трябва да се уверите, че резултатите от проекта отговарят на очакванията. След това ще трябва да попълните някои окончателни документи и да закриете проекта. Типичните процедури включват получаване на одобрения, прехвърляне на собствеността и освобождаване на продукт в производство. Обикновено подписвате проект като завършен, като провеждате тестове, за да сте сигурни, че екипът е приключил работата и актуализира отчетите за състоянието, за да посочи завършването.
Провеждане на тест за приемане. Неформалните методи за приемане включват завършване на инсталация или събитие. Формалните методи за приемане включват тестване на потребителите спрямо критерии, установени в началото на етапа на планиране на проекта. Например, проектите за разработка на софтуерни приложения обикновено включват функционално, системно и потребителско тестване, за да докажат, че продуктът работи според предназначението. Ако потребителите открият, че продуктът не отговаря на техните нужди, те отхвърлят доставката и трябва да се направят ревизии, преди да е възможно да приключи проекта.
Създайте документ за отписване. Това споразумение за приемане съдържа критериите за успех на проекта. Например, създайте контролен списък, за да тествате система за отчитане, предназначена да позволи записването на времето, прекарано на доброволен труд на служителите. Потребителите трябва да потвърдят, че могат да използват формуляр, базиран на интранет, за да изпращат и преглеждат само часовете си за избрани дейности. Ръководителите трябва да могат да преглеждат заявленията на служителите само под техен надзор. Заявлението трябва да изпрати имейл до мениджъра и служителя, за да ги уведоми за подаването. Служителите трябва да могат да поискат добавяне на допълнителни дейности към формуляра за подаване.
Получаване на окончателно одобрение на проекта от клиенти, спонсори и заинтересовани страни. Тези хора могат да подписват хартиени копия на споразумението за приемане или да използват онлайн шаблони или формуляри, като тези, предоставени от уебсайта на Microsoft Office. Например, използвайте форма на InfoPath за визуално показване на състоянието на проекта, като използвате условно форматиране, което показва и скрива изображенията въз основа на статуса на проекта.
Съвети
-
Вместо процедура за отписване на хартиен носител, изпратете имейл съобщение. Например, като използвате Microsoft Outlook, натиснете клавишите “CTRL / N”, за да създадете ново съобщение. От менюто „Опции“ кликнете върху бутона за използване на бутоните за гласуване. Изберете опцията „Одобряване; В полето „Тема:“ въведете кратко описание на проекта, по който искате да се подписва получателят на електронната поща. Можете да вмъквате допълнителен текст, графики или документи. Кликнете върху бутона „Изпрати“. Получателите получават имейл с директивата до „Гласувай, като натиснеш Гласувай в групата„ Отговори “по-горе.” Кликнете върху бутона „Проследяване“ на оригиналното си съобщение, за да видите кой е одобрил и кой е отхвърлил.
