Съобщаването на допълнителни задължения чрез вътрешно фирмено известие е добър начин да се установи отчетност и да се увери, че вашият служител разбира новите задължения. Точно както правите с всяка друга бизнес бележка, дръжте го кратко и ясно, като включите само толкова информация, колкото е необходимо за служителя да разбере инструкциите.
Формат на бележката
Напишете ясно, описателно заглавие. Ако изпращате бележката по електронна поща, въведете и заглавието в полето за тема, маркирайте имейла с флаг с голямо значение и включете чек за четене. Въпреки, че обикновено трябва да следвате типичен формат на бележки, като включите заглавие, отваряне на изявление, сегмент на задачи и затваряне, обсъждане и обобщителни секции обикновено не са необходими. В сегмента на задачите използвайте числов списък или точки от куршуми, за да идентифицирате и подчертаете нови или допълнителни задължения.
Информационно съдържание
Сегментите за отваряне и задачи са най-важните раздели в този вид бележки. Осигурете необходимата информация в началото на раздела. Например, кажете на служителя защо назначавате допълнителни задължения и кога ще започнат тези нови задължения. Дават се дати и часове за всички срещи, които могат да се проведат преди работникът да поеме допълнителни задължения. Ако е необходимо, осигурете контактна точка, към която служителят може да се обърне за въпроси. Определете всяко допълнително мито - ясно и пълно - в сегмента на задачата. Затворете бележката с кратка благодарност и искрена подкрепа.
