Матрицата за разпространение на документи ви дава визуална референция, за да определите как да общувате с широк кръг от хора. Тези матрици са полезни в бизнеса, училището и всяка друга организация, която комуникира чрез печатни или компютъризирани документи. Компютърните инструменти за електронни таблици, като Excel, Numbers, 1-2-3 или Calc, са най-добрите инструменти за създаване на матрица за разпространение на документи, но можете да използвате всеки софтуер, който ви позволява да създавате таблици. Ако вашата организация е малка, може да успеете да изтеглите вашата матрица на ръка.
Стартирайте нова работна книга в програмата за електронни таблици или създайте нова таблица в програма за текстообработка. Програмите за електронни таблици могат да обработват повече данни, отколкото таблици, затова изберете този формат, ако имате опцията.
Избройте всички типове документи, които използвате за организацията си в горния ред на електронната си таблица, като започнете от втората колона. Видовете документи за обща матрица могат да включват календари, протоколи за срещи, отчети за приходите и специални бюлетини. Ако вашата матрица е за конкретен проект, избройте отделните документи, свързани с проекта, а не категориите документи. Например, матрица на документ за строителен проект може да съдържа елементи като електрически чертежи, архитектурни чертежи, коти и копия на специфични разрешителни.
Избройте всички членове на фирмата или организацията по първата колона отляво на електронната си таблица, като започнете от втория ред. Разделете хората на категории, ако е приложимо. Например, в малка бизнес матрица, категориите могат да бъдат "Управление", като всички ръководни кадри, изброени по азбучен ред под заглавието на категорията, "Служители" с тези, изброени по-долу, "Клиенти" с тези, изброени по азбучен ред и "Маркетинг" с всички Вашите външни маркетингови контакти са изброени.
Проверете заглавния ред и колоната, за да сте сигурни, че двата списъка са завършени. Ако това прави гледането на матрицата по-лесно, добавете засенчване към редовете на категориите членове, така че имате прекъсване между типовете хора, които получават вашата документация.
Направете първата колона за документа, която ще бъде колона Б в повечето програми за електронни таблици, и поставете "е" в клетката до името на всяко лице, което трябва да получи този документ по електронен път. Поставете "p" в клетката до всяко лице, което трябва да получи хартиено копие на този документ. Ако дадено лице не трябва да получи този документ, оставете клетката до името му празна. Ако вашите нужди са по-сложни, променете нотацията така, че да отговаря на вашата организация. Например, можете да напишете "2 хартиени копия" или "p-2", за да укажете няколко копия. Докато всички в организацията ви разберат нотацията, използвайте всеки метод, който работи за вас.
Повторете процедурата за всяка колона, като отворите списъка, за да отбележите хартиени и електронни копия. Това допълва матрицата за разпространение на документи.
Създавайте хипервръзки от работния лист на матрицата за разпространение на документи в базата данни с информация за контакти, ако е възможно. Това ще ви позволи да кликнете върху име в матрицата, за да отворите информацията за контакт на лицето, така че да можете лесно да изпращате електронни или хартиени копия. Проверете файла "Помощ" на програмата за електронни таблици, за да научите как да го направите.
Съвети
-
Можете също да използвате матрици за разпространение на документи, за да записвате къде се съхраняват документите ви. В този случай, избройте документите си в първата колона и местата за съхранение в горната част, като например "Уеб сървър", "Шкаф за архивиране в главния офис", "Компютър за приемане" и т.н. Поставете „Х“ в клетката, където се срещат реда за заглавие на документа и колоната за място за съхранение.
