Структурата на организация за възлагане на поръчки варира от едно лице, което отговаря за закупуването до голямо централизирано управление или децентрализирана организация със специалисти по възлагане на поръчки, работещи в отделни места или бизнес единици. Изграждането на правилната структура е от съществено значение, тъй като поръчките обикновено представляват половината от разходите на организацията, според справка за бизнеса. Той също така играе важна роля в конкурентната стратегия на компанията.
Отговорност за отделните покупки
При стартиращ или малък бизнес едно лице, като например финансовият директор, може да поеме отговорност за обществените поръчки. Алтернативно, отделните членове на управленския екип, като например производствения мениджър, офис мениджър или маркетингов мениджър, могат да купуват продукти или услуги, за да отговорят на техните собствени изисквания за ведомствата. При този сценарий компанията няма да има последователна процедура за закупуване и няма да има никаква покупателна способност да договаря по-добри сделки от фрагментирана група доставчици.
Отдел покупки
С нарастването си дружеството може да назначи мениджър по обществените поръчки с професионална квалификация. Дружеството може също така да наеме един или повече сътрудници по закупуването, ако мащабът на поръчките расте. Мениджърът или екипът поема отговорност за закупуване на доставки за всички отдели, обсъждане на техните изисквания, идентифициране на доставчици и обработка на поръчки. Чрез координиране на поръчките, компанията може да поставя по-големи поръчки с предпочитани доставчици. Тя може да договори по-ниски цени и да наложи последователни стандарти за качество на доставчиците.
Централизирана структура на закупуване
Фирми с редица локации, оперативни подразделения или бизнес единици могат да избират да управляват централизирани или децентрализирани структури. В централизирания модел един отдел по снабдяване поема отговорност за закупуването от името на компанията. Отделът, който може да се състои от директор за закупуване, мениджъри и сътрудници, налага стандартни политики и процедури в цялата организация с цел намаляване на разходите, повишаване на ефективността на покупките и постигане на постоянно качество. За да подобри обслужването на различни места, отделът може да назначи специалисти, отговорни за закупуването на определени категории доставки.
Децентрализирана структура на обществените поръчки
В децентрализирания модел, компанията делегира закупуващия орган на места и подразделения. Мениджърите по снабдяване и помощниците закупуват доставки за местни нужди, въпреки че те могат да получат подкрепа от малка централна единица. Докато децентрализираната структура дава автономия и намалява затрудненията, тя може да доведе до неефективност на покупките, непоследователни стандарти и увеличени общи разходи за обществени поръчки.
Модел за стратегическо търсене
Компаниите, които се нуждаят от основни доставки като критични инженерни компоненти или искат да хармонизират качеството в редица доставчици, преминаха от традиционни практики за доставки към дългосрочни взаимоотношения със стратегически партньори. Членовете на екипа по снабдяването, отговорен за стратегическото снабдяване, се фокусират върху критични доставки, оставяйки покупката на стокови доставки на други членове на екипа. Екипът за стратегическо снабдяване поставя дългосрочни договори за доставка и си сътрудничи с партньорите по доставките, за да намали разходите, да хармонизира качеството и нивата на производство, и да предприеме съвместни проекти за разработване на продукти.
