Няколко ситуации могат да ви призоват да напишете писмо за сертифициране, като например проверка на заетостта на работника или завършване на курса. Писмата за сертифициране са основно писма за потвърждение и в идеалния случай трябва да бъдат преки и кратки. Ако трябва да направите писмо за сертификация за някаква цел, използвайте стандартен формат на бизнес писмо и бъдете възможно най-конкретни. Тъй като този вид писмо може да се използва като официален запис, важно е информацията да е ясна и да е ясна.
Напишете писмото с канцеларски материали с вашата професионална бланка. Ако нямате такъв, създайте заглавка в горната част на документа, който включва вашето име, адрес, телефонен номер и професионален имейл адрес.
Двойно пространство и въведете текущата дата. Отново двойно пространство и въведете името на получателя и неговото длъжност, името на фирмата и адреса на фирмата.
Отворете с официален поздрав, адресирайки получателя по име с подходящ префикс. Например, "Уважаеми г-н Джоунс."
Въведете ред на тема и кратко заглавие, в които се посочва за какво се отнася писмото. Например: "Предмет: Писмо за удостоверяване на заетостта за Мери Чарлстън."
Въведете въвеждащ параграф и обяснете точно какво сертифицирате. Ако въпросът включва имена на физически лица или фирми и дати, включете ги тук. Например: "Това е да се удостовери, че Мери Чарлстън е била наета от Roberts Bank от 3 ноември 2008 г. до 4 март 2010 г."
Напишете втори параграф и обяснете на кой орган пишете писмото; с други думи, защо сте призован да удостоверите молбата. В предишния пример изпращачът може да бъде шефът на г-жа Чарлстън в банката на Roberts.
Благодари на получателя за времето и завърши с официално приключване, като например „Искрено“. Двойно пространство два пъти и въведете името си. Отпечатайте писмото и подпишете името си над въведеното име.
