Големите организации и тези с множество места се сблъскват с форма на финансови измами, наричани „призрачни служители“. За да ги открият и в крайна сметка да ги предотвратят, тези фирми редовно участват в практика на одит на призрак.
Определени са служителите с призраци
Призрачните служители - понякога наричани фантомни служители - са имена на ведомост, на които се издават заплати, но които не са действителни служители и не извършват никаква работа. Те Терминът "призрак служител" се дава, защото служителят съществува на хартия, но не съществува на работното място; работните места, на които се приписват призрачните служители, често се наричат работни места без показване. Може да отнеме много време, за да се намерят призрачни служители без помощта на призрачни одити. Стриктният вътрешен контрол може да помогне за предотвратяване на призрачни служители.
Чукане на призрачни служители на заплата
Повечето организации изискват документация за наемане, за да поставят някого на работната заплата, което обикновено означава, че трябва да бъде включен надзорник или мениджър - някой, който има право да насочва отдел за заплати, за да добави нов служител. Понякога е включен и член на отдела за заплати. Призрачните служители се добавят към работната заплата, като, наред с други неща, създават фиктивен служител, използвайки името на прекратен служител, поставяйки нови служители в системата за един период на заплащане, преди да започнат работа в компанията и да добавят временни служители към ведомостта. В някои случаи хората, които прокрадват призрачни служители на заплата, ги премахват само след няколко седмици, което затруднява бъдещия одит да се идентифицира.
Изгонване на духовни служители
Въпреки че понякога съществуването на призрачни служители може да бъде разкрито при рутинен одит, в повечето случаи предоставената документация е достатъчна, за да се извърши такъв преглед. Одитът на призрак е предназначен специално за разкриване на всички призрачни служители и внимателно проучване на данните за заплатите и поведението на служителите за доказателства за призраци. Тези одити се оказаха полезни, особено за големите организации. Например през 2009 г. одит, извършен от държавните училища в Детройт, откри повече от 250 души служители - измама, която струва на системата повече от 400 000 долара за четири години.
Процеси за одит на призрак
Един от най-ефективните методи за провеждане на одит на призрак е да се изисква от всички служители да вземат своите заплати или да направят лични депозити. Не се събират заплати или залози на призрачните служители. Така държавните училища в Детройт определиха колко души са имали. Други ефективни методи за одит на призрак включват търсене на служители, които не са взели ваканция, не изброяват физически адрес и не получават удръжки от заплатите си (за социално осигуряване, данъци или застраховки). Освен това онези, които извършват одит на призрак, търсят многобройни преки депозити, които отиват на една и съща банкова сметка, невалидни номера на социалното осигуряване и липсваща информация за служителите.
