Системата за дребни парични средства помага на фирмите да плащат малки разходи бързо, без да записват всяка сделка. Това е отделен паричен фонд, който е заделен за заплащане на доставки или други нискодоходни разходи. За да контролира правилно паричния фонд и да го записва правилно за данъчни цели, фондът трябва да се съхранява на сигурно място и да се съгласува често.
Система за дребни пари
Докато някои фирми за търговия на дребно водят малки разходи от касите си, подходящата система за дребни парични средства означава да се отмени фиксирана сума пари в кутия или чекмедже и да се използва за заплащане на малки разходи. Квитанциите за разходите отиват в кутията заедно с всяка промяна от транзакциите. Общата сума на постъпленията и останалите пари трябва винаги да са равни на сумата, с която сте започнали. Например, ако имате дребен фонд за $ 100 и харчите $ 27.52 за офис консумативи, вашата разписка за покупката плюс оставащите пари във фонда ще добавите до $ 100.
Постъпления
IRS изисква касови бележки за всички разходи над $ 75, но е добър навик да получавате разписки за всяка дребна касова сделка, без значение колко е малка. Квитанциите ще осигурят резервните средства за проверките за дребни парични средства, когато трябва да попълните парите. Когато дребните пари се понижат, винаги проверявайте баланса с касови бележки, преди да добавите още. За да попълни фонда, напишете фирмен чек на "Petty Cash", за да го осребрите и да добавите парите към кутията. Квитанциите и документите за несъществено изравняване на паричните средства отиват при счетоводителя за вписване в счетоводната система.
Докладване
Дневникът за несъстоятелност и касови бележки са резервните средства за проверката за дребни парични средства. Въведете ги като една транзакция в банковия регистър и разпределете суми за всяка категория. Например, ако приходите достигнат $ 97.12 и представляват $ 29.88 в офис доставки, $ 43.02 за поддръжка и $ 24.22 за промоция, транзакцията дебитира $ 97.12 и кредитите Office Supplies $ 29.88, Maintenance $ 43.02 и промоция $ 24.22.
Поддържане на записи
Подобно на всички други бизнес разходи, данъчните служби изискват да запазите разписки и други резервни копия за седем години. Прикрепете квитанциите към гърба на фиша и файла за дребни парични средства, когато сте влезли. Съхранявайте вашите квитанции от ярка светлина. Някои квитанции, отпечатани на термична хартия, ще избледняват много преди да е изпълнено изискването за съхранение.
