Създаването на контрол и баланс е един от най-добрите начини да се помогне на бизнеса да процъфтява. В една бизнес система, която използва проверки и баланси, ролите са по-ясно дефинирани. Създаването на контрол и баланс ви позволява да въведете счетоводна система, която насърчава разделяне на задълженията. Прилагането на проверки и баланси във вашия бизнес е от ключово значение за идентифицирането на вътрешни и външни кражби.
Закупете система за счетоводен софтуер, ако вече нямате такава. Популярна програма за счетоводен софтуер за малкия бизнес е счетоводен софтуер Intuit QuickBooks. Вашата счетоводна система трябва да може да записва и анализира данните бързо и точно. Счетоводният софтуер трябва да бъде прост и лесен за използване, но той трябва да може да се разширява, когато бизнесът ви се разширява.
Установете ясно определени роли за служителите. Най-важното нещо, което трябва да направите, за да създадете проверки и баланси във вашия бизнес, е да разделите задълженията колкото е възможно повече. Лицето, което отговаря за обработката на пари в брой, или за работата на устройството за продажба на вашата компания, не трябва да бъде едно и също лице, което брои и записва продажбите за деня.
Отделни мита за вземания от кредиторите. Не желаете лицето, което отговаря за получаването на плащане за фактури и услуги, да бъде същото лице, което отговаря за плащането на изходящи фактури и платежни ведомости. Взаимозаменяемите задължения на вземанията и задълженията могат да доведат до сериозно злоупотреба с парични средства.
Търговците не трябва да имат право да управляват рекламни места или да поръчват материали от доставчик. Прилагайте проверки и баланси, които правят един служител, отговорен за закупуването на материали или консумативи, и друг служител, отговорен за поддържането на завършените инвентаризации на оптимални нива.
Установете контрол на инвентара, който минимизира риска от вътрешни кражби на фирмата. Вашето устройство за продажба трябва да работи в унисон с вашата счетоводна система, за да се гарантира, че инвентарните номера са точни. Продажбите, от гледна точка на паричните средства, трябва лесно да се сравняват с наличностите. Създаването на подходящи проверки и баланси намалява излагането на бизнеса ви на измами и други злоупотреби.
