Има моменти, когато трябва да промените описанието на длъжността на служителя или когато трябва да зададете конкретна задача на служител за специален проект или за ограничен период от време, като например ваканционен период на друг служител или отпуск. Независимо от обстоятелствата, комуникацията е важен елемент от възлагането на работа. Комуникацията може да направи разлика между отлично представяне и непълна работа.
Определете причините за възлагане на работа на служителите си. Процесът за възлагане на работа е различен за препроектиране на описанието на длъжността, отколкото за възлагане на задължения за екипния проект. Препроектирането на описанието на длъжността е сравнително лесно, защото имате празно платно, от което да започнете да възлагате задължения. Например, ако трябва да възложите работа на изпълнителен асистент, проведете изследване на типичните задължения на помощник на висшето ръководство. От друга страна, ако вашият екип работи по конкретен проект, определете кои задачи са част от общия проект и определете ресурсите на служителите, с които разполагате.
Инвентаризирайте уменията, опита и възможностите на служителите си. Освен това, попитайте служителите за предишния им професионален опит и интересите си в кариерата. Според медиите на жените, делегирането изисква ефективно внимание към уменията на служителите. Той гласи: "Уверете се, че делегирате на някой, който може успешно да изпълни задачата." Това е вашата възможност да мотивирате служителите, които искат да демонстрират своите способности и да подобрят своята стойност за организацията.
Създайте списък с задачи. Използвайте своя преглед на автобиографии, приложения и информация от служителите, за да определите кой има необходимите умения за извършване на работата. Ако имате двама или повече служители, които са еднакво квалифицирани и имат интерес да изпълняват една и съща работа, измислете начин да разделите отговорностите, така че един служител да не е предпочитан пред друг.Ако има само малки различия в квалификацията на служителите, помислете дали да не го зададете на най-квалифицирания служител и да посочите заместник в случай, че един служител сам не може да изпълни задачата.
Разработване на комуникационен метод, който обяснява зададената работа, необходимите квалификации и очаквания. Това е най-важната стъпка при определяне на служебните задължения, затова вашата комуникация трябва да бъде ясна и трябва да се отнася до всеки елемент от работата. Очакваните резултати и очакванията за работа са част от вашите стандарти за изпълнение. Стандартите за изпълнение са измервания, които използвате за оценка на изпълнението. Примерният стандарт за изпълнение на възложената работа може да бъде „Използване на Microsoft Access за въвеждане на 100 записа за продажби на седмица с точност най-малко 98%“. Използвайки този пример, вие възлагате нова задача, както и създаването на стандарт за изпълнение, който да се включи в оценката на работата на служителя.
Обсъдете новата задача със служителя. Бъдете готови да отговаряте на въпроси за това как да изпълните задачата, крайните срокове и на кого служителят трябва да насочи всякакви въпроси относно заданието. Това е част от вашия комуникационен метод. Трябва да сте в състояние да обясните напълно задачата, защо е важна за организацията, какви умения са необходими и как служителят се възползва от приемането на новата задача. Служителите, които се интересуват от кариерно развитие или подобряване на уменията, се интересуват от това как да се възползват от приемането на нови отговорности.
