Компаниите поддържат системи за инвентаризация, като използват периодични или постоянни системи за инвентаризация. Системата за непрекъсната инвентаризация поддържа баланс на наличностите в реално време. Периодичната система за инвентаризация актуализира само баланса на наличностите, когато се взема физическо число. Системите за постоянна инвентаризация изискват извършването на физическа инвентаризация, която се извършва ежегодно, докато периодичната система за инвентаризация извършва по-често физически инвентаризации. За двете системи разликата между броя на физическите запаси и количеството, отчетено в системата на инвентаризацията, се коригира чрез коригиране на инвентаризацията.
Физическа инвентаризация
Корекциите на материалните запаси изискват извършването на физически инвентаризации, така че счетоводителят да може да го сравни с баланса, записан в системата. Цялата дейност трябва да престане по време на физическата инвентаризация, за да се запази целостта на броя. Служителите на компанията ръчно преброяват и записват всяка единица, която се съдържа в склада по време на физическата инвентаризация.
Периодични корекции на запасите
При периодичната система за инвентаризация собственикът на фирмата записва промяна в наличностите, когато физически преброява инвентара. Той сравнява текущо записания баланс на наличностите с тока, който току-що направи. Разликата се записва като корекция на инвентара. Вписването в дневника за коригиране на инвентаризацията включва дебит за Продадена стока, кредит за покупки и дебит или кредит в инвентара. Собственикът определя сумата на покупките въз основа на натрупаните покупки през месеца. Размерът на инвентара се изчислява въз основа на разликата между физическия брой на инвентаризацията и баланса на запасите в системата. Ако стойността на инвентаризацията представлява увеличение в баланса на наличностите, сметката се дебитира. Ако стойността на инвентаризацията представлява намаление, сметката се кредитира. Стойността на Стойността на стоката се определя чрез изчисляване на броя, необходим за балансиране на вписването.
Вечни корекции на запасите
При системата за постоянни запаси покупките и сделките за продажба оказват влияние върху наличностите в момента на сделката. Крайният инвентар, записан в система за вечни инвентаризации, теоретично трябва да съответства на физическата инвентаризация. Счетоводителят сравнява физическата инвентаризация с баланса на системата за инвентаризация. Счетоводителят записва несъответствието като корекция на инвентаризацията. Размерът на несъответствието се начислява в цената на стоката, продадена с другата част от инвентаризацията за въвеждане на такси. Ако физическата инвентаризация показва по-висок баланс от системата за инвентаризация, счетоводителят дебитира инвентаризацията и кредитите Стойност на продадените стоки. Ако броят на физическите запаси показва по-нисък баланс от системата за инвентаризация, счетоводителят дебитира Стойността на продадените стоки и инвентара на кредитите.
Анализ на запасите
Някои корекции в наличностите възникват в резултат на нормална бизнес дейност, като например разваляне на запаси или грешки при въвеждане на данни. Счетоводителят трябва да анализира големи корекции на запасите, за да определи защо се извършват големите корекции. Честите грешки при въвеждането на данни изискват преквалификация или преструктуриране. Големите необяснени корекции на инвентара могат да са резултат от кражба, което означава, че сигурността трябва да се увеличи.
