Създаването на проследяваща електронна таблица за записване на икономии на разходи и избягване на разходите позволява на вашата организация да докладва точно както „твърди“, така и „меки“ спестявания. Твърдите спестявания се показват като по-ниска цена в сравнение с предходната година. Меките спестявания са по-малко осезаеми и могат да включват договаряне на по-ниско увеличение на разходите от доставчика или „свободно“ обучение, което идва с увеличение на ставката. Разработването на електронна таблица за проследяване на спестяванията е от решаващо значение за стимулиране на отговорните за покупките стимули.
Елементи, от които се нуждаете
-
Програма за електронни таблици
-
Предишни оперативни разходи
-
Договори
Група оперативни разходи в логически категории. Категориите могат да бъдат по тип, като групиране на всички помощни програми заедно. Ако няколко служители отговарят за закупуването, разходите за групата се поемат от отговорното лице.
Въведете заглавието "Разходи" в първата клетка на електронната таблица. По-долу въведете името на дадена категория и след това посочете имената на разходите в клетките по-долу. Повторете за всяка категория.
В следващата колона въведете заглавието на колоната „Факти“ и годината. Под него влизат доларите, прекарани в клетката отдясно на всяко име на сметка. Отбележете следващата колона „Коригирания“ и въведете всички договорни увеличения или намаления в същия ред за разходи, за които се прилага. Отбележете следващата колона “Benchmark” и въведете формула, за да умножите действителните суми с една плюс корекцията: (Actual * (1 + Adjustment)).
Определете количеството произведени изделия през миналата година и планираното производство за следващата година. В горната част на следващия ред въведете “Per Unit”. За всички приложими разходи, като например материали и труд, въведете формула за коригиране на бенчмарка към новите количества: (Бенчмарк / Количество за последната година * Количество тази година).
Въведете „Актуализации“ и текущата година в най-горния ред на следващата колона и го оставете празно, докато не бъдат известни действителните размери на разходите. Заглавие на следващата колона „Разлика“. За всеки разход въведете формула, която изважда реалните разходи за тази година от броя в колоната за бенчмарк.
След всяка категория поставете две празни редове. На първия ред въведете „Subtotal“. В клетката до нея въведете формула, за да добавите всички разходи в тази категория заедно и да я копирате във всички колони в електронната таблица. След последната категория, въведете „Общо“ в първата колона и в клетката до нея въведете формула, за да добавите всички междинни суми по категории. Копирайте това във всички колони в електронната таблица.
Въвеждат се разходи, когато се подписват нови договори или се получават действителни фактури. Въведете допълнителни редове за нови разходи или за записване на спестявания от избягване на разходите.
Съвети
-
Подобряване на общата собственост на разходите, като се реши предварително как ще бъдат възнаградени спестяванията. Ключовите решения включват дали служителите ще бъдат възнаградени с нетни спестявания за всички свои разходи и работа с нематериални спестявания, които влияят върху друга категория. Колоната за настройка може да се използва и за задаване на цели. Поставянето на желания процент на спестяване за всяка категория ще създаде референтни цели за всеки разход. Уверете се, че сте включили подобрения в процеса, които водят до по-ниски оперативни разходи или намаляване на работните часове.
