Електронната поща се превърна в стандартен метод за комуникация за бизнеса и тези, които комуникират с бизнеса. Въпреки това, има моменти, когато е необходимо традиционно професионално бизнес писмо. Това може да е търсене на работа, бизнес предложения или дори правни причини. Правилно форматирайте писмото за най-добър шанс за получаване на резултати. Текущите бизнес стилове използват писмото за „блоков формат“ за бизнеса, а не „стил с отстъп“, използван за по-малко официални писма.
Създайте бланка
Заглавната бланка съдържа вашата информация, включително вашето име, фирмено наименование (ако е приложимо), адрес и друга подходяща информация за контакт, като телефонен номер, факс и електронна поща. Повечето компютърни програми за текстообработка отварят "заглавната част" чрез двойно кликване върху най-горния инч на страницата с празен файл. В стила на блока няма отстъп или центриране на информацията. Тя е само блок от информация по лявото поле. Тази заглавка се използва само на първата страница.
Ако не можете да създадете бланка в заглавния раздел, имате две опции. Преместете бланката в главното тяло като първия блок или поставете датата първо с информацията за контакт между датата и информацията на получателя.
Дата, адрес и поздрав
Датата, адресът и поздравът са първите три блока в главната страница на страницата. Уверете се, че не сте в заглавния раздел, като кликнете върху основната страница. Първият ред е датата, форматирана чрез изписване на месеца с датата на следващия ден и година, например 10 май 2017 г.
Съхранявайте празен ред между датата и адресния блок на получателя. Включете „г-н“, „г-жа“. или "г-жа" където е приложимо. Използвайте пълния адрес и информация за контакт, поставяйки информацията за улицата в един ред и града, държавата в следващия. Пропуснете ред за поздрава, последван от двоеточие, например "Уважаема госпожице Смит:".
Форматирайте тялото на писмото
Между адреса и поздрава, или след поздрава, можете да включите препратка към писмото, обобщаващо темата, като например „RE: позиция на надзорника“. Продължете след това да напишете тялото на писмото. Използвайте 10 или 12 консервативни шрифта като Times New Roman, Cambria или Arial. Параграфите не са с отстъп, разположени на лявото поле и разделени от едно място. Маржовете трябва да са с един инч от всички страни на документа.
Преминаване към втората страница
Включете информацията за контакт с бланка само на първата страница на писмото. Както вече беше отбелязано, първата страница е единственото място, на което трябва да има бланка с пълното име и адрес на подателя. Заглавката на втората страница трябва да посочва номера на страницата, центриран. Можете също така да включите адреса на писмото в лявото поле и датата на дясното поле, което помага на читателя да идентифицира документа, ако двете страници някога се разделят.
Затваряне на писмото
Буквите се затварят с блок за подписване. Затворете писмото на втората страница, като използвате неутрална, но приятелска връзка, като например "Искрено" или "Най-добри пожелания". Затварянето е последвано от запетая, четири интервала и името ви. Включете заглавието си, ако има такова, под вашето име. Подпишете писмото в синьо или черно мастило в пространството над името си.
Ако сте включили нещо с писмото, като например автобиография или предложение, ще искате да отбележите, че има "заграждение (и)" две линии под ваше име.
