Счетоводните операции не се отчитат на касова основа, а на начислена основа. Това означава, че сделката се осъществява, когато се осъществи, а не непременно при размяната на парични средства. Получаването или плащането на пари в брой може да бъде отделна сделка от момента, в който стоките са били продадени, извършената покупка или заплатата, натрупана от служител. Всяка сделка се записва в дневник или книга и периодично бизнесът иска да затвори тези книги, за да види как се представя.
Счетоводно отчитане на начисления
Счетоводен период обикновено е един месец, тримесечие или година. Счетоводното отчитане на начисляването признава сделките за периода, за който те засягат както приходи, така и разходи. Например материалите могат да бъдат закупени за един месец, но не са платени до следващия месец. Те обаче трябва да бъдат признати през първите месеци, тъй като ще бъдат използвани за създаване на стоки, които ще се продават за приходи. Когато бъдат платени, ще се извърши отделна сделка.
Какво е транзакция?
Сделката е всяко събитие, което се случва в бизнеса и оказва влияние върху парите. Закупуването на доставки, продажбата на стоки и служител, работещ и получаващ заплата, са всички примери за бизнес сделки. Всяка от тях трябва да бъде записана в подходящ дневник с дебитно и кредитно записване за същата сума. За дебитиране на профил обикновено се добавя към него. Кредитът е да се премахне сумата от нея.
Главната книга
След като транзакциите са записани в съответните им списания, те се записват в главната книга. Най-лесно е да се мисли за главната книга като подробен доклад за ежедневните транзакции. Тези транзакции се записват в хронологичен ред.
Затваряне на книгите
В края на един счетоводен цикъл книгите ще трябва да бъдат затворени, за да започне нов цикъл. Необходимо е да се направят коригиращи записи в дневника, за да се записват натрупаните суми за периода, който все още не е в списъка, и да се премахнат всички отложени позиции. Затварянето на дневника ще трябва да се направи, за да се освободи от сметките за приходите и разходите, като сумите се приписват на приходите и неразпределената печалба.
Други причини за затваряне на книгите
Когато се правят заключителни записи, сумите се записват в приходите и неразпределената печалба. Това помага за създаването на финансови отчети за бизнеса, за да прецени неговото общо представяне. Съществуват три основни вида финансови отчети: баланс, отчет за доходите и отчет за паричните потоци. Друга причина за затваряне на книгите е откриването на грешки. Добавянето на дебити и кредити заедно ще покаже големи грешки, защото сумите трябва винаги да съвпадат.
