Бележките за заплатите предоставят информация на служителите за новите промени в политиката на компанията и напомнят на служителите за текущата политика. Например, ако служителите обичайно забравят да подпишат своите часови карти, кратка бележка може да им напомни за изискването. Ако, поради почивка, проверките са на разположение един ден по-рано, можете да използвате бележка, за да уведомите служителите. Изпращайте само бележки на необходимия персонал. Отделът за заплати трябва да включва бележки за заплати с работни заплати или отчети за приходите, за да се гарантира, че служителите получават бележката.
Напишете заглавието. Включете датата, получателите, от и темата. Например: 01.12.2020 До: Всички служители От: Разплащателен отдел Относно: Ранно плащане
Напишете тялото на бележката; това е причината да напишете бележката. Например, "Поради коледните празници проверките на заплатите ще бъдат на разположение на 23-ти." Обезценявайте параграфите си и, ако вашата бележка има повече от едно, двойно пространство след всеки абзац.
Напишете затварянето. Макар че не е необходимо да сте толкова официални, колкото сте в бизнес писмо, включете заключително изявление и името на отдела. Например, "Ако имате някакви въпроси, моля, свържете се с отдела за заплати. Благодаря." Включете телефонен номер, ако вашият отдел има собствено разширение.
Съвети
-
Вземете под внимание, когато изпращате бележка на всички служители, напомняйки им за фирмената политика, че някои служители изпълняват действието правилно, така че да не искате да разправяте бележката. Например: "Само едно бързо напомняне на политиката на компанията, че служителите трябва да подпишат своите часови карти. Благодаря!" Уведомленията за промени в правилата трябва да бъдат ясни и съобразени с въпроса, но да предоставят информация за връзка с въпроси. Например, "Започвайки от 02/28/12, служителите трябва да обръщат своите възстановявания на седмица. Ако имате някакви въпроси, моля свържете се със Сузи при удължаване 210. Благодаря." Ако изпратите копие от бележката на друго лице, като собственика на фирмата, включете под линията CC по темата за името на лицето. Texas A & M University препоръчва да се използват подзаглавия за бележки, по-дълги от три параграфа. Използвайте фирмените бланки в бележките си, за да помогнете на читателя да разбере, че това е официална бележка. Получете одобрение от вашия мениджър на отдела или от собственика на компанията, преди да изпратите бележки.
Внимание
Бележките, написани на необичайни шрифтове, могат да бъдат трудни за четене и непрофесионални. Използвайте стандартен шрифт и направете текста с лицевия ръб за по-лесно четливост.Дори ако бележката е жалба, внимавайте за думите, които избирате, когато пишете. Поддържайте професионализма си по всяко време.
