Малкият бизнес заплата е силно регулирана област, включваща всичко - от личната информация на служителите до законовите изисквания на федералното правителство. Това е сфера на дейност, която, ако не се прави правилно, може да пожъне тежки последствия. Прилагането на най-добрия софтуер за счетоводно отчитане на работната заплата за вашия тип бизнес, като се определи последователността на обработката на работната заплата и разбирането на съществуващите правила за данъчно облагане на работната заплата и всички те се съчетават, за да се гарантира успехът на работата в тази област правилно, ефективно и ефикасно. Навременността и придържането към детайлите са наложителни.
Елементи, от които се нуждаете
-
Формуляри за заплати и публикации
-
Счетоводна система за заплати
-
Банкова сметка за заплати
-
Счетоводни проверки на заплатите
Определете периода на заплащане. Обработвате ли вашата заплата ежедневно, седмично, двуседмично или месечно? Разработете месечен график и се придържайте към него. Разпределете календар с датата на приключване на платения период (датата, на която служителите трябва да имат времеви карти) и датата за плащане, посочена в нея.
Разработване на вътрешни формуляри за заплати като искания за отпуск по болест, искания за почивка и молби за отпуск. Поръчайте IRS формуляри и публикации. Основните форми, свързани с възнагражденията по поръчка на IRS включват циркуляр Е, публикация, която съдържа всичко, което собственикът на малкия бизнес трябва да знае за работната заплата и данъците, W-9 за суми, удържани от служители, 941 (тримесечна данъчна декларация) и 940 (годишна данъчна декларация).
Покупка на счетоводен софтуер за заплати, специфичен за вашия тип бизнес; например: ориентирани към услуги, производство, търговия на дребно, гостоприемство или медицински. Всяка програма ще има аспекти, насочени към вашата област на специалност в усилията си да направят платежния процес да работи възможно най-ефективно.
Отворете банкова сметка. Наличието на банкова сметка специално за изплащане на заплати ще помогне при воденето на отчетност чрез разделяне на финансовите операции на фирмата от заплатите. Той също така може да се използва за проследяване на данъците върху заплатите. Също така сега създадохме електронно подаване на данъци върху заплатите.
Поръчайте проверки на заплатите с името и адреса на фирмата ви, след като отворите банковата си сметка. Това може да стане чрез вашата финансова институция или външен източник. Бъдете сигурни, че проверките съответстват на програмата за счетоводен софтуер.
Дайте на всеки нов наемател W-9, определете техния размер на заплащане и да ги информирате за това как да изпратят часовете си за заплати. Дали е чрез времева карта или лист за време? Подчертайте важността на предаването на информацията по график на лицето за заплати.
Въвеждане на данни за служителите. След като сте получили всички заявления за заплати на служителите, започнете да въвеждате часове, отпуск по болест, платен и неплатен отпуск, удръжки като обезщетение за деца и притурки в счетоводния софтуер за заплати. Ще има доклад за заплатите, който обобщава информацията. Проверете отново тези цифри, за да се уверите, че данните са въведени.
Определете данъците върху заплатите. След като всички данни за заплатите на служителите Ви бъдат въведени, ще бъдат изчислени данъците върху заплатите. Вашият счетоводен софтуер за изчисляване на работната заплата ще изчисли тази сума, включително съответния дял на работодателя за FICA. Проверете тези цифри, като прочетете циркуляр Е и изчислете ръчно количеството.
Отпечатайте и разпределете проверките за заплати. Отпечатването на проверките на работната ви заплата включва и стъпката на осчетоводяване на транзакции в сметките за заплати. Проверете дали информацията е публикувана правилно. Раздайте чековете, когато сте готови.
Подаване на данъци върху заплатите. За да се избегнат евентуални санкции и потенциален интерес, е препоръчително да се подават електронни данъци върху IRS след приключване на обработката на работната заплата. Консултирайте се с вашите държавни и местни власти за техните изисквания за подаване.
Съвети
-
Ако смятате, че вашият бизнес е твърде малък, за да гарантира отделна сметка за заплати, включваща отделни проверки на работната заплата, използвайте проверки на компанията за целите на изчисленията на заплатите. Напишете сумите за удържане някъде на чека, евентуално на чек.
Внимание
Бъдете наясно с лекотата да не плащате данъци върху заплатите, като не разполагате с отделна банкова сметка, създадена специално за целите на изплащането на заплати.
