В някакъв момент във вашата кариера вероятно ще трябва да напишете бизнес доклад. Бизнес доклад обикновено се отнася за конкретен проект или компонент на компанията, представя констатациите ви и дава препоръки на читателя.
Планирането и изготвянето на подходящ бизнес доклад, който достига до целевата си аудитория и мотивира читателите си, взема планиране, изследвания и ангажимент за успеха на доклада. Докато специфичният стил на писане на бизнес доклади, който използвате, трябва да отразява вашия личен стил на писане и личност, както и личността на компанията, има някои полезни съвети за писане на доклади, които всеки може да използва.
Изясняване Цел на доклада
Малко съвети за писане на доклади са също толкова важни, колкото определянето и изясняването на целта на доклада. Направете това възможно най-рано в доклада, за да не губите време и енергия с ненужни проблеми. Съберете цялата информация, необходима за изготвянето на надежден доклад. Понякога това може да означава разговор с хората, които участват, или може да бъде включен като провеждане на изследователски проект.
Пример:
Този отчет разглежда маркетинговите техники, които използвахме през последните пет години за придобиване на нови клиенти. Въз основа на анализ на техниките, изразходваните пари и колко нови клиенти сме придобили от всеки, бих искал да препоръчам три конкретни вида маркетинг, които ще продължат напред.
Организирайте цялата подходяща информация
Не забравяйте да ограничите информацията си до целта на бизнес доклада. Не позволявайте обхватът на отчета да се разширява, тъй като това може да провали формата на вашия бизнес отчет. Ако целта на доклада е да се препоръчат три конкретни теми от маркетинговите техники, останете фокусирани върху тези три техники и съответната информация.
Пример:
Както ще видите въз основа на моите изследвания, това са трите най-добри маркетингови техники, които препоръчвам. Те са най-рентабилните за привличане на най-голям брой нови клиенти.
Запознайте се с аудиторията във формат за бизнес отчет
Трябва да разберете от кого пишете и за какво е най-добре да се обърнете към нея. Определете тона, отношението и акцента, които са насочени към вашите читатели. Въпреки че винаги трябва да сте професионалист в стила на писане на бизнес доклада, нивото на подробностите, което включвате, може да варира в зависимост от това кой чете доклада.
Ако пишете на високопоставени корпоративни ръководители, може да искате да включите по-окончателни номера и изследвания и да бъдат по-подробно описани. Ако пишете на маркетинговия екип, който разбира маркетинговия жаргон, можете да използвате формат за бизнес отчет, който е по-спокоен и говори за техники, които сте използвали в миналото.
Мотивирайте аудиторията си
Съставете бизнес доклада, като използвате силни думи, които ще мотивират аудиторията ви. Създайте ефективни, добре подредени изречения, но останете верни на личния си стил на писане на бизнес доклади. Някои от аудиторията ви могат да сканират само доклада, затова изберете формат на бизнес доклада с маркирани точки, много свободно пространство, добри заглавия, субтитри и кратки параграфи.
Пример:
Три техники за маркетинг на убийците
Можем да спечелим 35% повече клиенти и да спестим пари, като използваме следните три маркетингови техники:
- Месечни бюлетини за електронна поща, които предоставят полезно съдържание.
- Тримесечни промоции в магазина.
- Реклама в местния вестник.
Коректура преди изпращане
Един от най-важните съвети за писане на доклади е да се докажат, редактират и преразгледат, преди да разпространите доклада. Наличието на втори набор от очи, прочетено в отчета, е отличен начин да се уверите, че съобщението ви е ясно. Оставете си достатъчно време, за да редактирате и ревизирате доклада преди датата на падежа. Не бързайте с тази стъпка. Когато разпространявате доклада, уверете се, че всички документи и прикачени файлове са включени и че всеки ги получава.
