Как да поддържаме корпоративни документи. Правилното поддържане на корпоративните записи може да бъде от решаващо значение за успеха на вашата организация. Следвай тези стъпки.
Елементи, от които се нуждаете
-
Компютър с интернет достъп
-
Система за регистрация
Разберете какво са корпоративните записи
Поддържайте ясна и ефикасна информация за корпоративните решения чрез използване на протоколи от заседанията и други взети бележки. Корпоративните записи включват всички важни документи, свързани с вашия бизнес, от договори до корпоративни решения за наемане до формуляри за одобрение за отдаване под наем на имоти.
Знайте, че воденето на корпоративни архиви не е грижата, която изглежда да е, когато за първи път стартирате корпорация. В бъдеще ще се позовавате на тези записи, за да определите фирмените цели, приноса на партньорите и дори да уредите вътрешни спорове относно корпоративната посока и мисия.
Запишете всички важни корпоративни решения. Ако не сте сигурни, запишете го. Със съвременните възможности за сканиране и управлението на хартия извън обекта е добре да имате дебели, меки файлове като записи на корпоративни срещи. Цялостното съдържание ще спести време в бъдеще, когато информацията е необходима.
Знайте кога да записвате
Записва протоколите от годишните събрания на акционерите и директорите, дори когато те се провеждат по време на конферентен разговор или чрез интернет. Те обикновено са по-малко формални от вътрешните срещи, но това често е причината за най-добрите идеи.
Знайте, че резолюциите, независимо дали са между партньорите или тези, които са решени от служителите на компанията, са толкова силни, колкото и хартията, върху която са написани. Устните споразумения имат малко значение в корпоративните настройки, поради което корпоративното водене на записи е толкова важно.
Съвети
-
Поддържането на фирмен справочник в офиса ще помогне на всеки, който е определен като записващ, правилно да форматира и индексира протоколите. Когато записите трябва да бъдат изпратени извън мястото, съхранявайте копия в офиса и в пожароустойчиво, извън място. Времето, което прекарвате в поддържане на корпоративна книга, обикновено зависи от размера на компанията. Големите компании може да се наложи да наемат служител, специално да се занимават с документи. Малките фирми често могат да прекарат един час в седмицата, за да актуализират записите.
Внимание
Не мислете, че нямате време да записвате правилно вашите корпоративни решения. Поддържането на добре индексирана книга за корпоративни записи може да ви спести време и пари и може да ви спести, когато се сблъскате с съдебни дела в бъдеще. Книга с корпоративни регистри съдържа поверителна информация от съществено значение за вашата компания. Никога не го взимайте у дома или по друг начин го изваждайте от работното място. Не искаш да носиш отговорност за загубата му.
