Функциите на различните организационни структури са да управляват ефективността и производителността на компанията. Често е командна верига в бизнеса и как са структурирани йерархиите и всеки отдел, които го правят продуктивен - или не. „Функционалната“ организационна структура се възползва от специалитетите на служителите и се отдалечава от наличието на генералисти, които могат да изпълняват множество роли.
Каква е целта на организационната структура?
Съществуват четири основни вида организационна структура, всяка от които има своите плюсове и минуси. Причината, поради която те съществуват, е да създават ред в хаоса на бизнеса. Без командната верига или приетия метод за разрешаване на спорове, може да цари анархия.
Изречението „доларът спира тук“ се превърна в клише в днешния свят, но организационната структура е всичко, за да разбере къде спира доларът и как. Дори и да не мислите, че имате организационна структура, вие го правите. Понякога те просто растат и се развиват органично с течение на времето, но често са преднамерени и планирани.
Четирите вида организационни структури са плоски, матрични, дивизионни и преди споменатата функционална структура.
Структурите в крайна сметка влияят върху взаимоотношенията между ръководството и служителите, как се осъществява комуникацията, където попадат отговорностите и как ръководството контролира компанията. Това дори може да повлияе на това как една компания расте или разширява бизнеса си.
Добрата новина е, че структурите не са написани на камък и лесно се променят или променят, тъй като компаниите растат или се свиват с времето.
Функции на различни организационни структури
Подобно на това, как някои работни проекти имат полза от приемането на конкретен работен процес, организациите често могат да работят по-добре, когато има структурна организация на работното място.
Функционалните организации обикновено действат чрез делегиране на специфична работа на отдели, които ще отговарят за всичко и всичко под този чадър. Например, счетоводството ще се занимава с въпроси, дължими и получени. Маркетингът се занимава с маркетинг, реклама и промоции. Човешките ресурси се занимават с наемането, наемането и качването на борда, обучението и други задачи, свързани с персонала.
При съставянето на организационна схема и техните функции всеки отдел знае своята роля, командната верига и работния процес, който е специфичен за тях.
Какво е организационен дизайн?
Когато се взема решение за структурата на една компания, това е организационният дизайн. Тя оценява какви са целите на компанията и след това се очертава с командната верига и организационната структура, която ще бъде най-продуктивна за постигането на споменатите цели.
Най-добрите компании не остават статични - те се адаптират и променят с течение на времето, за да могат по-добре да постигнат целите си или да диверсифицират нови пазари.
Кажете, че компания от Хобокен, Ню Джърси, има 47-годишен опит в доминирането на Източния бряг на САЩ с електрониката. Може би те имат нова цел да се справят с азиатския пазар, защото вратата се отвори с фантастична възможност. Обикновено бизнесът няма да лети от другата страна на Тихия океан. Различните работни процеси, езици и обичаи ще изискват компанията да се адаптира и да се съобразява с очакваните бизнес традиции в Азия.
Чрез преструктуриране на организационната си структура, компанията може да създава нови отдели и да наема нови служители, които да бъдат най-подходящи за тези роли. Маркетинговият отдел трябва да наеме многоезичен персонал и юридическият екип ще трябва да познава законите за всеки нов пазар, който е влязъл. Длъжниците и преговарящите ще трябва да разберат обичаите и възможностите на всяко място. Всичко това може да се очаква и планира чрез създаване на нова организационна динамика, която е готова да посрещне тези предизвикателства.
Промяна на технологичните практики в една компания, добавяне на нова гама от продукти, отваряне на друго място - всички те биха могли да се възползват от промяната или преработването на съществуващите организационни структури.
Предимства на функционалната структура
В много отношения функционалните структури могат да бъдат изключително ефективни. Като се фокусира върху силните страни на всеки служител и ги възлага на отдел, който се възползва от тези силни страни, фирмата често печели.
Тези отдели са идеално ръководени от някой, който има способности и умения да наблюдава и ускорява всички задачи. Като се групират с други, които имат същите фундаментални знания, често има търговски и допълващи качества, които обменят между тези служители, което може да им помогне да разширят своите таланти.
Именно затова области като обучението могат да бъдат много помогнати, когато функционалните структури са в игра, тъй като служителите са заобиколени от уменията, които трябва да развият.
Това е и причината, поради която обучението може да отиде по-далеч във функционалните формати, тъй като те развиват служители, които може да са там за дълги разстояния. Тъй като служителите работят в отделите, съсредоточени върху техните специалности, може да има възприемана възможност за растеж и развитие, които могат да насърчат дългосрочната лоялност и по-ниския оборот.
Недостатъци на функционалната организационна структура
Проблемът със стените е, понякога, когато се издигат нагоре, остават. Някои функционално разделени компании могат да пострадат от комуникационни предизвикателства, защото възприемат, че работят отделно с основателна причина, а не само като метод за ефективност. В тези случаи може да има конфликти между нуждите на различните подразделения. Възможно е човешките ресурси и ИТ отделът да имат нужда от помощ от маркетинговия отдел, но маркетингът може да реши вътрешно коя молба да спазва, въз основа на целесъобразността или други фактори. Очевидно е, че тези ситуации могат да се провалят и ръководството трябва да премахне стените, причинявайки териториални сблъсъци.
Като възприемат специалисти по задачите за всяко подразделение, това означава, че може да се пренебрегват и специалистите от областта. Допълнителна страна на специалистите е, че те често могат да оценят по-добре нуждата от вътрешнофирмена комуникация или да имат по-добра предвидимост за това как една задача се възползва от друга и така нататък. Ако генералистите загубят мястото си в компанията, защото не се възприемат като достатъчно силни в някой отдел, това може да означава, че компанията губи ценните диверсификационни и свързващи качества, които тези играчи носят.
Конфликтите в управлението могат да възникнат и в компании с функционална структура. Може да се случи, че всеки ръководител на отдел има миопичен поглед върху това, което води до успех, като например изпълнението на техния отдел е най-важният критерий за измерване на успеха, а не гледането на общата картина. Когато бенчмарковете зависят от работата на отделите, това може също да повлияе на поведението на служителите и да възпрепятства както иновациите, така и бързото вземане на решения.
Кога функционалните структури са полезни?
Когато компаниите са стабилни и не въвеждат постоянно нови продукти, те могат да се представят добре като функционална организация. Ако индустрията не се поддава на чести промени, съществува база с фиксирани активи и това са качества, които отговарят на функционалните структури.
Размерът на компанията не означава непременно, че функционалната организация е от полза за него. Местният магазин за гуми може да се справи добре с функционална структура, но Amazon.com също използва функционална структура. Това е вертикална командна верига, която се играе в Амазонка за добро и зло. Това може да означава, че понякога те са по-бавни, за да отговорят на дилеми, но също така означава, че има силна централна марка и единна система за управление между всички техни отдели в международен план.
Организационните структури могат да бъдат нещо като недвижими имоти - това, което е перфектно за днес, може да е твърде голямо или твърде малко за утре. Разумно е от време на време да се обмисля как е организиран бизнесът, защото малко променяне и иновации могат да окажат драматично въздействие върху производителността и успеха.
